Năm 2024, ngành tổ chức sự kiện tiếp tục phát triển mạnh mẽ với nhiều xu hướng mới nhằm đáp ứng nhu cầu đa dạng của khách hàng và tạo ra những trải nghiệm độc đáo. Dưới đây là một số xu hướng nổi bật trong tổ chức sự kiện năm 2024:
Xu hướng tổ chức sự kiện năm 2024
Năm 2024 sẽ là một năm đầy biến động và nhiều thay đổi đối với ngành tổ chức sự kiện. Doanh nghiệp cần nắm bắt xu hướng, đầu tư vào công nghệ, nâng cao năng lực tổ chức để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng và thị trường. Hãy cũng Vietart tham khảo bài viết dưới đây để tìm hiểu xu hướng tổ chức sự kiện sắp tới nhé.
Sự kiện ảo và kết hợp (Hybrid Events): Xu hướng bùng nổ trong tương lai
Sự kiện ảo và kết hợp (Hybrid Events) đang là xu hướng bùng nổ trong ngành tổ chức sự kiện, mang đến những trải nghiệm mới mẻ và hiệu quả vượt trội so với các hình thức tổ chức truyền thống.
Sự kiện ảo (Virtual Event) là sự kiện được tổ chức hoàn toàn trực tuyến, sử dụng các nền tảng công nghệ như Zoom, Webinar, Livestream để kết nối người tham dự và diễn giả.
Sự kiện kết hợp (Hybrid Event) là sự kết hợp giữa hình thức tổ chức trực tiếp (offline) và trực tuyến (online). Tham dự sự kiện kết hợp, khách tham dự có thể tham gia trực tiếp tại địa điểm tổ chức hoặc tham gia trực tuyến thông qua các nền tảng công nghệ.
Sự kiện ảo và kết hợp sở hữu nhiều ưu điểm vượt trội, lý giải cho sự bùng nổ của xu hướng này:
Mở rộng phạm vi tiếp cận:
- Phá vỡ rào cản địa lý, thu hút khách tham dự từ mọi nơi trên thế giới.
- Tăng cường sự tham gia của những người không thể tham dự trực tiếp do điều kiện thời gian, chi phí di chuyển,…
Tiết kiệm chi phí:
- Giảm thiểu chi phí cho địa điểm tổ chức, di chuyển, ăn uống, lưu trú,…
- Tối ưu hóa ngân sách cho các hoạt động thiết yếu, mang lại hiệu quả kinh tế cao hơn.
Tăng cường tương tác:
- Nền tảng công nghệ hỗ trợ đa dạng hình thức tương tác như chat, hỏi đáp, khảo sát,…
- Tạo môi trường kết nối, trao đổi hiệu quả giữa người tham dự, diễn giả và nhà tổ chức.
Thu thập dữ liệu dễ dàng:
- Theo dõi hành vi, sở thích của người tham dự qua các nền tảng trực tuyến.
- Thu thập dữ liệu chính xác, đầy đủ để đánh giá hiệu quả sự kiện và cải thiện cho những sự kiện tiếp theo.
Nâng cao trải nghiệm:
- Khách tham dự có thể lựa chọn hình thức tham dự phù hợp với nhu cầu và sở thích.
- Trải nghiệm các hoạt động tương tác, giải trí độc đáo thông qua nền tảng công nghệ.
Tuy nhiên, tổ chức sự kiện ảo và kết hợp cũng đòi hỏi doanh nghiệp cần lưu ý một số yếu tố:
-
- Lựa chọn nền tảng công nghệ phù hợp: Đảm bảo tính ổn định, an toàn, hỗ trợ đầy đủ các tính năng cần thiết.
- Lên kế hoạch chi tiết: Xác định mục tiêu rõ ràng, nội dung chương trình hấp dẫn, kịch bản cụ thể cho từng hoạt động.
- Đảm bảo chất lượng âm thanh, hình ảnh: Mang đến trải nghiệm tốt nhất cho người tham dự, cả trực tiếp và trực tuyến.
- Kỹ năng vận hành chuyên nghiệp: Yêu cầu đội ngũ nhân viên có kiến thức về công nghệ, kỹ năng tổ chức và quản lý sự kiện hiệu quả.
Sự kiện xanh – xu hướng tất yếu cho tương lai tổ chức sự kiện
Sự kiện xanh (Green Event) hay sự kiện bền vững (Sustainable Event) là những khái niệm đang ngày càng thu hút sự quan tâm của cộng đồng và các doanh nghiệp trong lĩnh vực tổ chức sự kiện. Xu hướng này xuất phát từ nhu cầu cấp bách bảo vệ môi trường và phát triển bền vững, hướng đến sự cân bằng giữa lợi ích kinh tế – xã hội và trách nhiệm bảo tồn thiên nhiên.
Lợi ích của việc tổ chức sự kiện xanh:
- Giảm thiểu tác động tiêu cực đến môi trường: Hạn chế rác thải, tiết kiệm năng lượng, nước, sử dụng vật liệu thân thiện với môi trường, v.v.
- Nâng cao nhận thức về bảo vệ môi trường: Truyền tải thông điệp bảo vệ môi trường đến khách tham dự, diễn giả và cộng đồng.
- Tăng cường hình ảnh thương hiệu: Doanh nghiệp thể hiện sự cam kết trách nhiệm xã hội, thu hút khách hàng tiềm năng và đối tác quan tâm đến vấn đề môi trường.
- Tiết kiệm chi phí: Sử dụng hiệu quả tài nguyên, giảm thiểu lãng phí, tối ưu hóa ngân sách cho hoạt động tổ chức sự kiện.
Cách thức tổ chức sự kiện xanh:
- Lựa chọn địa điểm tổ chức phù hợp: Ưu tiên địa điểm có hệ thống năng lượng tái tạo, sử dụng vật liệu xây dựng thân thiện với môi trường, có nhiều cây xanh.
- Sử dụng vật liệu thân thiện với môi trường: Ưu tiên vật liệu tái chế, tái sử dụng, hạn chế sử dụng nhựa dùng một lần, sử dụng giấy in tái chế, đồ dùng ăn uống compostable.
- Tiết kiệm năng lượng: Tắt đèn khi không sử dụng, sử dụng thiết bị tiết kiệm năng lượng, tận dụng ánh sáng tự nhiên.
- Tiết kiệm nước: Sử dụng vòi nước tiết kiệm, thu gom nước mưa để tưới cây.
- Giảm thiểu rác thải: Hạn chế sử dụng đồ nhựa dùng một lần, phân loại rác thải, tái chế rác thải.
- Khuyến khích sử dụng phương tiện giao thông công cộng hoặc đi bộ: Cung cấp dịch vụ xe buýt đưa đón khách tham dự, khuyến khích khách tham dự đi bộ hoặc sử dụng phương tiện giao thông công cộng.
- Trồng cây hoặc quyên góp cho các tổ chức môi trường: Trồng cây xanh sau sự kiện hoặc quyên góp cho các tổ chức bảo vệ môi trường.
Để tổ chức thành công một sự kiện xanh, doanh nghiệp cần:
- Xác định rõ mục tiêu và ngân sách: Xác định rõ ràng mục tiêu của sự kiện và ngân sách dành cho việc tổ chức sự kiện xanh.
- Lên kế hoạch chi tiết: Lên kế hoạch chi tiết cho tất cả các hoạt động trong sự kiện, bao gồm nội dung chương trình, địa điểm tổ chức, thời gian diễn ra, danh sách khách mời, vật liệu sử dụng, phương tiện di chuyển, v.v.
- Chọn nhà cung cấp uy tín: Chọn nhà cung cấp dịch vụ uy tín, có cam kết về tổ chức sự kiện xanh và bền vững.
- Quảng bá hiệu quả: Quảng bá sự kiện hiệu quả để thu hút khách tham dự và nâng cao nhận thức về mục tiêu tổ chức sự kiện xanh.
- Đảm bảo thực hiện: Đảm bảo thực hiện tất cả các hoạt động trong kế hoạch và theo dõi sát sao hiệu quả tổ chức sự kiện xanh.
- Đánh giá kết quả: Sau khi sự kiện kết thúc, đánh giá kết quả tổ chức sự kiện xanh để rút kinh nghiệm cho những sự kiện tiếp theo.
Tổ chức sự kiện xanh là trách nhiệm chung của mỗi doanh nghiệp và cá nhân. Bằng cách chung tay góp sức, chúng ta có thể tạo dựng một môi trường sống xanh – sạch – đẹp cho thế hệ hiện tại và tương lai.
Cá nhân hóa trải nghiệm
Xu hướng cá nhân hóa trải nghiệm đang len lỏi vào mọi lĩnh vực, và ngành tổ chức sự kiện cũng không ngoại lệ. Việc áp dụng cá nhân hóa trải nghiệm vào sự kiện giúp mang đến những lợi ích to lớn cho cả doanh nghiệp và khách tham dự, góp phần nâng tầm đẳng cấp và thu hút sự tham gia hiệu quả.
Lợi ích của tổ chức sự kiện cá nhân hóa trải nghiệm:
- Tăng cường sự hài lòng của khách tham dự: Khi mỗi cá nhân được quan tâm và trải nghiệm những điều phù hợp với sở thích, nhu cầu riêng, họ sẽ cảm thấy được trân trọng và có ấn tượng tốt đẹp về sự kiện.
- Nâng cao hiệu quả truyền thông: Sự kiện cá nhân hóa thu hút sự chú ý và thảo luận nhiều hơn trên mạng xã hội, góp phần lan tỏa thông điệp và hình ảnh thương hiệu của doanh nghiệp.
- Tăng cường tỷ lệ chuyển đổi: Khách tham dự có khả năng cao trở thành khách hàng tiềm năng hoặc đối tác hợp tác sau khi trải nghiệm sự kiện được cá nhân hóa.
- Tạo dựng lòng trung thành: Khách tham dự hài lòng với trải nghiệm cá nhân hóa sẽ có xu hướng tham gia các sự kiện tiếp theo của doanh nghiệp và giới thiệu cho bạn bè, đồng nghiệp.
- Nâng cao lợi thế cạnh tranh: Doanh nghiệp áp dụng cá nhân hóa trải nghiệm vào sự kiện sẽ tạo ra sự khác biệt so với đối thủ cạnh tranh và thu hút khách tham dự hiệu quả hơn.
Cách thức tổ chức sự kiện cá nhân hóa trải nghiệm:
- Xác định đối tượng khách tham dự: Hiểu rõ sở thích, nhu cầu, hành vi của khách tham dự là bước đầu tiên để cá nhân hóa trải nghiệm.
- Thu thập dữ liệu khách tham dự: Dữ liệu có thể được thu thập từ nhiều nguồn như website đăng ký, khảo sát, mạng xã hội, v.v.
- Phân tích dữ liệu khách tham dự: Sử dụng các công nghệ như AI, Big Data để phân tích dữ liệu và tạo ra những phân khúc khách hàng cụ thể.
- Cá nhân hóa nội dung chương trình: Thiết kế nội dung phù hợp với sở thích và nhu cầu của từng phân khúc khách hàng.
- Cá nhân hóa trải nghiệm tại sự kiện: Cung cấp các dịch vụ, tiện nghi phù hợp với từng cá nhân, ví dụ như đề xuất hoạt động, tư vấn chuyên môn, v.v.
- Sử dụng công nghệ hỗ trợ: Các công nghệ như ứng dụng di động, chatbot, AR/VR,… giúp cá nhân hóa trải nghiệm hiệu quả hơn.
Ví dụ về tổ chức sự kiện cá nhân hóa trải nghiệm:
- Hội nghị chuyên ngành: Chia thành các hội thảo chuyên đề phù hợp với từng lĩnh vực quan tâm của khách tham dự.
- Triển lãm: Thiết kế gian hàng và trưng bày sản phẩm theo sở thích của từng nhóm khách hàng.
- Sự kiện ra mắt sản phẩm: Tổ chức các hoạt động trải nghiệm sản phẩm phù hợp với từng đối tượng khách hàng.
- Hội thảo trực tuyến: Cung cấp các tùy chọn tham gia khác nhau như webinar theo chủ đề, Q&A cá nhân, v.v.
Xu hướng tổ chức sự kiện cá nhân hóa trải nghiệm trong tương lai:
- Cá nhân hóa theo thời gian thực: Sử dụng dữ liệu thời gian thực để cá nhân hóa trải nghiệm cho khách tham dự ngay lập tức.
- Cá nhân hóa dựa trên cảm xúc: Phân tích cảm xúc của khách tham dự và cung cấp những trải nghiệm phù hợp với trạng thái cảm xúc của họ.
- Cá nhân hóa đa kênh: Cá nhân hóa trải nghiệm cho khách tham dự trên tất cả các kênh tương tác như website, ứng dụng di động, mạng xã hội, v.v.
Sự kiện nhỏ và riêng tư
Bên cạnh những sự kiện hoành tráng, thu hút đông đảo người tham dự, xu hướng tổ chức sự kiện nhỏ và riêng tư đang ngày càng được ưa chuộng bởi những ưu điểm vượt trội mà nó mang lại.
Lợi ích của sự kiện nhỏ và riêng tư:
- Tạo dựng bầu không khí thân mật, kết nối: Khách tham dự dễ dàng giao lưu, trò chuyện và chia sẻ ý tưởng trong môi trường ấm cúng, gần gũi.
- Tăng cường hiệu quả tương tác: Doanh nghiệp dễ dàng thu thập phản hồi, ý kiến đóng góp từ khách tham dự để hoàn thiện sản phẩm, dịch vụ hoặc nâng cao chất lượng tổ chức sự kiện.
- Tiết kiệm chi phí: Chi phí tổ chức sự kiện nhỏ và riêng tư thường thấp hơn so với các sự kiện lớn, phù hợp với ngân sách hạn hẹp của doanh nghiệp.
- Tăng cường tính linh hoạt: Dễ dàng điều chỉnh nội dung, format chương trình để phù hợp với nhu cầu và mục tiêu cụ thể của sự kiện.
- Tạo dựng sự độc đáo và ấn tượng: Khách tham dự sẽ nhớ đến sự kiện bởi sự tinh tế, sang trọng và chuyên nghiệp trong từng khâu tổ chức.
Một số loại hình sự kiện nhỏ và riêng tư phổ biến:
- Tiệc tối: Tổ chức tại nhà hàng, khách sạn hoặc không gian sang trọng khác.
- Hội thảo chuyên đề: Thu hút nhóm đối tượng quan tâm đến chủ đề cụ thể.
- Buổi giới thiệu sản phẩm: Ra mắt sản phẩm mới đến nhóm khách hàng tiềm năng.
- Buổi gặp gỡ đối tác: Tăng cường kết nối và hợp tác với các đối tác kinh doanh.
- Buổi đào tạo: Nâng cao kiến thức, kỹ năng cho nhân viên.
Sự kiện kết hợp giữa công việc và giải trí
Sự kiện kết hợp giữa công việc và giải trí (Workation) đang là xu hướng bùng nổ trong ngành tổ chức sự kiện, mang đến những trải nghiệm mới mẻ và hiệu quả vượt trội so với các hình thức tổ chức truyền thống.
Workation là sự kết hợp giữa “work” (công việc) và “vacation” (kỳ nghỉ), cho phép người tham dự vừa làm việc, vừa tận hưởng kỳ nghỉ tại một địa điểm mới.
Lợi ích của Workation:
- Tăng cường hiệu quả công việc: Môi trường mới mẻ, thư giãn giúp giảm căng thẳng, mệt mỏi, từ đó nâng cao hiệu quả tập trung và sáng tạo.
- Cải thiện tinh thần làm việc: Khí hậu vui vẻ, thoải mái giúp giải tỏa áp lực, tạo động lực và tinh thần làm việc tích cực.
- Tăng cường gắn kết nhóm: Hoạt động vui chơi giải trí chung giúp gắn kết các thành viên trong nhóm, tạo dựng tinh thần đồng đội và hợp tác hiệu quả.
- Thu hút và giữ chân nhân tài: Workation là một phúc lợi hấp dẫn, thu hút nhân tài và giữ chân nhân viên tiềm năng.
- Tiết kiệm chi phí: Doanh nghiệp có thể tiết kiệm chi phí đi lại, lưu trú khi tổ chức Workation tại một địa điểm.
Cách thức tổ chức Workation hiệu quả:
- Lựa chọn địa điểm phù hợp: Địa điểm cần có môi trường làm việc lý tưởng, kết hợp với các hoạt động giải trí, du lịch hấp dẫn.
- Xác định mục tiêu rõ ràng: Mục tiêu của Workation là gì? Bạn muốn đạt được điều gì sau khi tổ chức Workation?
- Lên kế hoạch chi tiết: Lên kế hoạch chi tiết cho tất cả các hoạt động trong Workation, bao gồm lịch làm việc, lịch nghỉ ngơi, hoạt động vui chơi giải trí, v.v.
- Đảm bảo cơ sở vật chất: Đảm bảo địa điểm tổ chức Workation có đầy đủ cơ sở vật chất, trang thiết bị cần thiết cho công việc và giải trí.
- Khuyến khích hoạt động tập thể: Tổ chức các hoạt động vui chơi giải trí tập thể để tăng cường gắn kết nhóm.
- Linh hoạt trong công việc: Cho phép nhân viên linh hoạt trong thời gian làm việc để có thời gian tham gia các hoạt động giải trí.
Ngoài ra, một số xu hướng khác cũng có thể xuất hiện trong năm 2024
- Tổ chức sự kiện phi lợi nhuận: Doanh nghiệp tổ chức sự kiện để tăng cường trách nhiệm xã hội và tạo ra tác động tích cực đến cộng đồng.
- Tổ chức sự kiện trải nghiệm: Khách tham dự tham gia vào các hoạt động trải nghiệm thực tế trong sự kiện, thay vì chỉ nghe diễn thuyết.
- Tổ chức sự kiện quy mô nhỏ và thân mật: Khách tham dự mong muốn những trải nghiệm kết nối và giao lưu gần gũi hơn.
Doanh nghiệp cần theo dõi sát sao các xu hướng tổ chức sự kiện để có thể cập nhật những xu hướng mới nhất và tổ chức những sự kiện thành công, hiệu quả.