Tổ chức sự kiện là cơ hội để quảng bá sản phẩm, tiếp cận được nhiều khách hàng và các đối tác giúp doanh nghiệp phát triển hơn. Và để tổ chức sự kiện thành công đòi hỏi nhiều yếu tố về thời gian, nhân sự, kinh nghiệm … Hãy cùng VIETART tìm hiểu xem Tổ chức sự kiện là gì và quy trình tổ chức sự kiện một cách chi tiết nhất nhé !
Tổ chức sự kiện là gì ?
Khái niệm
Tổ chức sự kiện hay quản lý sự kiện là việc tổ chức thực hiện các phần việc cho một chương trình, sự kiện diễn ra, từ khi nó bắt đầu hình thành trong ý tưởng cho đến khi nó kết thúc. Bắt đầu bằng việc lên ý tưởng, kịch bản, thiết kế, thi công và tổ chức.
Các hoạt động tổ chức sự kiện bao gồm nhiều lĩnh vực: cá nhân, xã hội, thương mại, kinh doanh, giải trí, thể thao,… thông qua các hình thức như roadshow, hội nghị, họp báo, triển lãm, lễ hội, … nhằm mục đích truyền đi những thông điệp mà người làm sự kiện muốn công chúng của mình nhận thức được.
Phân loại sự kiện
– Press release: PR Event, các hoạt động thông cáo báo chí
– Activation Event (Product Launch Event): Event tung sản phẩm
– Event show: trình diễn
– Shopper Event: sự kiện tại điểm bán hàng
– Bussiness event: là các sự kiện liên quan đến lĩnh vực kinh doanh
– Corporate events: Là các sự kiện liên quan đến doanh nghiệp như lễ kỷ niệm ngày thành lập, hội thảo, hội nghị,…
– Fundraising events: Là các sự kiện nhằm mục đích gây quỹ
– Exhibitions: Là các hoạt động triển lãm
– Trade fairs: Là việc tổ chức các hội chợ thương mại
– Entertainment events: Các sự kiện mang tính chất giải trí
– Concerts/live performances: Các bổi biểu diễn trực tiếp, đêm hòa nhạc,..
– Festive events: Là các lễ hội, liên hoan, Festive,…
– Government events: Là các sự kiện của các cơ quan nhà nước như đại hội đảng, hội nghị trung ưng đảng,…
– Meetings: Là các buổi gặp gỡ giao lưu, họp hành,…
– Seminars: Là các buổi hội thảo chuyên đề
– Workshops: Bán hàng
– Conferences: Là các buổi Hội thảo
– Conventions: Là các buổi Hội nghị
– Social and cultural events: Các sự kiện về văn hoá, xã hội
– Sporting events: Các sự kiện trong lĩnh vực thể thao
– Marketing events: Các sự kiện liên quan tới marketing
– Promotional events: Các sự kiện kết hợp khuyến mãi và xúc tiến thương mại
– Brand and product launches: Các sự kiện liên quan đến thương hiệu, sản phẩm…
Mục đích của tổ chức sự kiện
Quy trình tổ chức sự kiện
Giai đoạn trước khi diễn ra sự kiện
Việc nghiên cứu kỹ các thông tin về sự kiện sẽ giúp cho bạn lên một kế hoạch thật kỹ lưỡng và chi tiết và sự kiện của bạn cũng sẽ đạt được mục đích và thành công như mong muốn
Đối với bất cứ sự kiện nào từ tri ân khách hàng, tổ chức hội nghị – hội thảo, khai trương, khánh thành, kỷ niệm thành lập, ra mắt sản phẩm, tất niên – tân niên….thì người tổ chức sự kiện cần phải nắm rõ các thông tin sau
Sau khi đã nghiên cứu kỹ và có những chuẩn bị cho sự kiện thì việc tiếp theo cần phải làm đó là lên một bản kế hoạch tổ chức sự kiện hoàn chỉnh
Sáng tạo ý tưởng, chủ đề sự kiện
Đây là bước quyết đinh quan trọng để bản kế hoạch của bạn được thuyết trình trước ban giám đốc, đây là bước bạn sẽ có thể lắng nghe và chỉnh sửa để bản kế hoạch của mình được chỉnh chu nhất trước khi bắt tay vào triển khai.
Giai đoạn triển khai thực hiện sự kiện
– Khai mạc chương trình: MC giới thiệu đại biểu, tiết mục mở màn
– Tổ chức các hoạt động trong sự kiện: Thuyết trình về sản phẩm dịch vụ, các gameshow, bóc thăm trúng thưởng…
– Phục vụ ăn uống
– Kết thúc chương trình, tiễn khách và tặng quà
Kết thúc sự kiện và nghiệm thu
Một bước quan trọng sau khi sự kiện kết thúc đó là tổng kết và đánh giá lại quá trình thực hiện sự kiện từ đó đánh giá hiệu quả sự kiện và rút ra những kinh nghiệm cho các sự kiện lần sau
– Chăm sóc khách hàng sau sự kiện