Tổ chức sự kiện là gì ?

Tổ chức sự kiện là cơ hội để quảng bá sản phẩm, tiếp cận được nhiều khách hàng và các đối tác giúp doanh nghiệp phát triển hơn. Và để tổ chức sự kiện thành công đòi hỏi nhiều yếu tố về thời gian, nhân sự, kinh nghiệm … Hãy cùng VIETART tìm hiểu xem Tổ chức sự kiện là gì và quy trình tổ chức sự kiện một cách chi tiết nhất nhé !

Tổ chức sự kiện là gì ?

Khái niệm

Tổ chức sự kiện hay quản lý sự kiện là việc tổ chức thực hiện các phần việc cho một chương trình, sự kiện diễn ra, từ khi nó bắt đầu hình thành trong ý tưởng cho đến khi nó kết thúc. Bắt đầu bằng việc lên ý tưởng, kịch bản, thiết kế, thi công và tổ chức.
Các hoạt động tổ chức sự kiện bao gồm nhiều lĩnh vực: cá nhân, xã hội, thương mại, kinh doanh, giải trí, thể thao,… thông qua các hình thức như roadshow, hội nghị, họp báo, triển lãm, lễ hội, … nhằm mục đích truyền đi những thông điệp mà người làm sự kiện muốn công chúng của mình nhận thức được.

Tổ chức sự kiện hay quản lý sự kiện là việc tổ chức thực hiện các phần việc cho một chương trình, sự kiện diễn ra, từ khi nó bắt đầu hình thành trong ý tưởng cho đến khi nó kết thúc. Bắt đầu bằng việc lên ý tưởng, kịch bản, thiết kế, thi công và tổ chức. Các hoạt động tổ chức sự kiện bao gồm nhiều lĩnh vực: cá nhân, xã hội, thương mại, kinh doanh, giải trí, thể thao,… thông qua các hình thức như roadshow, hội nghị, họp báo, triển lãm, lễ hội, … nhằm mục đích truyền đi những thông điệp mà người làm sự kiện muốn công chúng của mình nhận thức được.

Tổ chức sự kiện

Phân loại sự kiện

– Press release: PR Event, các hoạt động thông cáo báo chí
– Activation Event (Product Launch Event): Event tung sản phẩm
– Event show: trình diễn
– Shopper Event: sự kiện tại điểm bán hàng
– Bussiness event: là các sự kiện liên quan đến lĩnh vực kinh doanh
– Corporate events: Là các sự kiện liên quan đến doanh nghiệp như lễ kỷ niệm ngày thành lập, hội thảo, hội nghị,…
– Fundraising events: Là các sự kiện nhằm mục đích gây quỹ
– Exhibitions: Là các hoạt động triển lãm
– Trade fairs: Là việc tổ chức các hội chợ thương mại
– Entertainment events: Các sự kiện mang tính chất giải trí
– Concerts/live performances: Các bổi biểu diễn trực tiếp, đêm hòa nhạc,..
– Festive events: Là các lễ hội, liên hoan, Festive,…
– Government events: Là các sự kiện của các cơ quan nhà nước như đại hội đảng, hội nghị trung ưng đảng,…
– Meetings: Là các buổi gặp gỡ giao lưu, họp hành,…
– Seminars: Là các buổi hội thảo chuyên đề
– Workshops: Bán hàng
– Conferences: Là các buổi Hội thảo
– Conventions: Là các buổi Hội nghị
– Social and cultural events: Các sự kiện về văn hoá, xã hội
– Sporting events: Các sự kiện trong lĩnh vực thể thao
– Marketing events: Các sự kiện liên quan tới marketing
– Promotional events: Các sự kiện kết hợp khuyến mãi và xúc tiến thương mại
– Brand and product launches: Các sự kiện liên quan đến thương hiệu, sản phẩm…

Mục đích của tổ chức sự kiện

Mục đích khi tổ chức một chương trình sự kiện thường sẽ bao gồm các nội dung như sau:
– Giúp khách hàng có thể tiếp xúc trực tiếp với sản phẩm hoặc dịch vụ của doanh nghiệp từ đó tạo nên niềm tin vững chắc hơn cho các khách hàng cũng như các đối tác quan trọng của doanh nghiệp
– Định vị thương hiệu, giúp khách hàng , đối tác có cái nhìn tổng quan hơn về thương hiệu mà công ty đang hướng tới
– Tổ chức sự kiện cũng là một cách hỗ trợ truyền thông trực tiếp, giúp quảng bá giới thiệu hình ảnh, nội dung, chất lượng sản phẩm đến các khách hàng tiềm năng cũng như khách hàng thân thiết của doanh nghiệp
– Ngoài ra việc tổ chức các hoạt động sự kiện còn góp phần thúc đẩy hoạt động bán hàng ngay tại sự kiện từ đó giúp gia tăng doanh số cho công ty.
– Mở rộng tệp khách hàng tiềm năng, tìm kiếm cơ hội hợp tác với các nhà đầu tư các đối tác, NPP khách hàng.

Quy trình tổ chức sự kiện

blank

Quy trình tổ chức sự kiện

Một quy trình tổ chức sự kiện đầy đủ lúc nào cũng sẽ bao gồm 3 bước như sau:

Giai đoạn trước khi diễn ra sự kiện

Bước 1: Nghiên cứu thông tin chi tiết về sự kiện
Việc nghiên cứu kỹ các thông tin về sự kiện sẽ giúp cho bạn lên một kế hoạch thật kỹ lưỡng và chi tiết và sự kiện của bạn cũng sẽ đạt được mục đích và thành công như mong muốn
Đối với bất cứ sự kiện nào từ tri ân khách hàng, tổ chức hội nghị – hội thảo, khai trương, khánh thành, kỷ niệm thành lập, ra mắt sản phẩm, tất niên – tân niên….thì người tổ chức sự kiện cần phải nắm rõ các thông tin sau
– Xác định ngân sách tổ chức
– Lựa chọn địa điểm tổ chức
– Xác định đối tượng tham gia và số lượng cụ thể
– Thực hiện truyền thông, quảng bá PR cho sự kiện để thu hút khách hàng tham gia
-Thông điệp sự kiện muốn truyền tải
Bước 2: Lập kế hoạch tổ chức sự kiện
Sau khi đã nghiên cứu kỹ và có những chuẩn bị cho sự kiện thì việc tiếp theo cần phải làm đó là lên một bản kế hoạch tổ chức sự kiện hoàn chỉnh
Sáng tạo ý tưởng, chủ đề sự kiện
– Xây dựng kịch bản sự kiện, timeline chương trình
– Thiết kế các hạng mục cần thiết cho sự kiện như backdrop, banner, sân khấu…
– Chuẩn bị nguồn nhân sự trong chương trình như MC, lễ tân , PG, vũ đoàn…
– Lên phương án dự phòng và quản lý rủi ro
Bước 3: Thuyết trình kế hoạch và chỉnh sửa
Đây là bước quyết đinh quan trọng để bản kế hoạch của bạn được thuyết trình trước ban giám đốc, đây là bước bạn sẽ có thể lắng nghe và chỉnh sửa để bản kế hoạch của mình được chỉnh chu nhất trước khi bắt tay vào triển khai.
blank

Giai đoạn triển khai thực hiện sự kiện

– Lễ tân đón khách, check in
– Khai mạc chương trình: MC giới thiệu đại biểu, tiết mục mở màn
– Tổ chức các hoạt động trong sự kiện: Thuyết trình về sản phẩm dịch vụ, các gameshow, bóc thăm trúng thưởng…
– Phục vụ ăn uống
– Kết thúc chương trình, tiễn khách và tặng quà

Kết thúc sự kiện và nghiệm thu

Sau khi sự kiện kết thúc cần tổng hợp lại tất cả các chi phí của các bên liên quan như nhà hàng , supplier để thanh toán và nghiệm thu chương trình
Một bước quan trọng sau khi sự kiện kết thúc đó là tổng kết và đánh giá lại quá trình thực hiện sự kiện từ đó đánh giá hiệu quả sự kiện và rút ra những kinh nghiệm cho các sự kiện lần sau
– Truyền thông sau sự kiện
– Chăm sóc khách hàng sau sự kiện

 

 

Để lại một bình luận

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

Website này sử dụng Akismet để hạn chế spam. Tìm hiểu bình luận của bạn được duyệt như thế nào.

Chat Zalo Chat Zalo Chat Messenger Chat Messenger Liên hệ qua điện thoại 0906 47 0110
Liện hệ qua điện thoại
Chat Zalo
Chat Messenger