Sự kiện không chỉ là những khoảnh khắc được tổ chức bài bản, mà còn là công cụ truyền thông hiệu quả trong nhiều lĩnh vực. Trong bài viết này, VietArt sẽ giúp bạn cùng tìm hiểu khái niệm sự kiện là gì, ngành quản trị sự kiện đóng vai trò ra sao, cũng như cách phân loại các loại hình tổ chức sự kiện phổ biến hiện nay.
Sự kiện là gì?
Dù chưa có một định nghĩa chính thức được công nhận rộng rãi, nhưng nhiều nghiên cứu học thuật đã đưa ra những cách hiểu tương đồng về khái niệm sự kiện. Theo đó, sự kiện là một hoạt động mang tính cộng đồng hoặc xã hội, được tổ chức có kế hoạch nhằm phục vụ những mục tiêu rõ ràng như kỷ niệm một dịp đặc biệt, lan tỏa giá trị văn hóa – xã hội, hoặc thúc đẩy hình ảnh, thương hiệu của doanh nghiệp.
Học giả Donald Getz – một trong những tên tuổi hàng đầu trong lĩnh vực nghiên cứu sự kiện, cho rằng: “Sự kiện là một khoảnh khắc xảy ra tại một thời điểm và địa điểm cụ thể; được hình thành từ những điều kiện đặc biệt và có ý nghĩa đáng nhớ.”
Ở góc nhìn chuyên môn, Từ điển thuật ngữ ngành công nghiệp sự kiện – APEX (The Accepted Practices Exchange Industry Glossary of Terms) cũng định nghĩa sự kiện là: “Một dịp được tổ chức như cuộc họp, hội nghị, triển lãm, sự kiện đặc biệt, tiệc tối trang trọng… Trong đó, một sự kiện thường bao gồm nhiều hoạt động khác nhau nhưng có sự liên kết chặt chẽ.”
Từ lý thuyết đến thực tiễn, có thể thấy rằng: sự kiện không chỉ là tập hợp của con người, không gian và thời gian, mà còn là nơi gắn kết cảm xúc, mục tiêu và trải nghiệm, tạo nên những dấu ấn đáng nhớ cho từng cá nhân và tập thể tham dự.
Phân loại các loại hình sự kiện
Sự kiện với bản chất là một hoạt động được tổ chức có chủ đích nhằm kết nối con người, lan tỏa thông điệp và kiến tạo giá trị, có thể được phân loại theo nhiều tiêu chí khác nhau. Mỗi tiêu chí phản ánh một khía cạnh riêng về tính chất, quy mô, nội dung cũng như mục đích của sự kiện. Dưới đây là những cách phân loại phổ biến nhất, được áp dụng rộng rãi trong ngành công nghiệp tổ chức sự kiện tại Việt Nam và trên thế giới:
Phân loại theo hình thức tổ chức
Sự kiện trực tiếp (Offline Event):
Là hình thức truyền thống, diễn ra tại một địa điểm cụ thể và yêu cầu người tham dự có mặt trực tiếp. Ưu điểm nổi bật là mang lại trải nghiệm chân thực và cảm xúc gắn kết mạnh mẽ. Ví dụ: hội thảo, triển lãm, lễ hội, sự kiện khai trương, tiệc gala,…
Sự kiện trực tuyến (Online Event):
Tận dụng công nghệ số để kết nối người tham dự từ xa thông qua các nền tảng như Zoom, Facebook Live, YouTube,… Đây là lựa chọn linh hoạt, tiết kiệm chi phí và không giới hạn về khoảng cách địa lý. Ví dụ: webinar, livestream ra mắt sản phẩm, họp báo trực tuyến,…
Sự kiện kết hợp (Hybrid Event):
Là sự kết hợp giữa hai hình thức trên, cho phép người tham dự lựa chọn giữa việc tham gia trực tiếp hoặc theo dõi từ xa. Đây là xu hướng hiện đại, tối ưu hóa số lượng người tham dự, đồng thời gia tăng hiệu quả truyền thông và lan tỏa thương hiệu.
Phân loại theo quy mô và cấp phép tổ chức
Tùy vào tầm vóc, ảnh hưởng và phạm vi tổ chức, sự kiện tại Việt Nam được phân loại và cấp phép bởi các cơ quan có thẩm quyền như sau:
Sự kiện quốc tế:
Là các chương trình có yếu tố nước ngoài, có sự tham gia của tổ chức, khách mời hoặc nghệ sĩ quốc tế.
- Thủ tướng Chính phủ: cấp phép cho các sự kiện đặc biệt liên quan đến đối ngoại, an ninh, có sự tham dự của nguyên thủ quốc gia hoặc quan chức cấp cao quốc tế.
- Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch: quản lý các sự kiện quốc tế về văn hóa, nghệ thuật, thể thao.
- Bộ Công Thương: quản lý hội chợ, triển lãm quốc tế trong lĩnh vực thương mại.
Sự kiện cấp quốc gia:
Tổ chức trong phạm vi cả nước, mang tầm ảnh hưởng lớn, thường do:
- Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch chủ trì đối với sự kiện văn hóa, thể thao, nghệ thuật.
- UBND cấp tỉnh cấp phép khi tổ chức trong phạm vi liên tỉnh hoặc mang quy mô lớn tại địa phương.
Sự kiện địa phương:
Tổ chức trong phạm vi tỉnh, huyện hoặc xã, phục vụ cộng đồng dân cư cụ thể.
UBND cấp tỉnh/huyện/xã là cơ quan quản lý và cấp phép tùy theo quy mô tổ chức.
Sự kiện cá nhân và cộng đồng:
Bao gồm các hoạt động quy mô nhỏ như lễ cưới, sinh nhật, hội họp gia đình, sự kiện khu phố, hội thao trường học,…
Thường do UBND phường/xã hoặc Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch cấp phép và theo dõi, đảm bảo thực hiện đúng quy định.
Phân loại theo nội dung và mục đích sự kiện
Sự kiện văn hóa – nghệ thuật:
Tôn vinh và lan tỏa các giá trị văn hóa, nghệ thuật truyền thống hoặc đương đại. Ví dụ: lễ hội văn hóa, triển lãm tranh, hòa nhạc, chương trình biểu diễn,…
Sự kiện thương mại:
Nhằm giới thiệu, quảng bá sản phẩm, dịch vụ, thương hiệu hoặc mở rộng mạng lưới đối tác. Ví dụ: hội chợ thương mại, lễ khai trương, ra mắt sản phẩm, roadshow,…
Sự kiện khoa học – giáo dục:
Tập trung chia sẻ kiến thức, kỹ năng và cập nhật xu hướng mới trong chuyên môn. Ví dụ: hội thảo khoa học, hội nghị chuyên đề, workshop, buổi đào tạo,…
Sự kiện thể thao:
Thúc đẩy tinh thần rèn luyện sức khỏe và gắn kết cộng đồng. Ví dụ: giải chạy, giải bóng đá, đại hội thể thao doanh nghiệp,…
Sự kiện xã hội:
Mang tính chất nhân văn, truyền cảm hứng sống tích cực và hỗ trợ cộng đồng. Ví dụ: sự kiện thiện nguyện, hoạt động bảo vệ môi trường, chiến dịch hiến máu,…
Sự kiện chính trị:
Tổ chức nhằm mục tiêu đối ngoại, truyền thông chính sách hoặc khẳng định vị thế quốc gia. Ví dụ: hội nghị quốc tế, lễ kỷ niệm chính trị, họp báo cấp nhà nước,…
Sự kiện doanh nghiệp:
Tăng cường gắn kết nội bộ, truyền tải thông điệp thương hiệu hoặc tri ân khách hàng. Ví dụ: lễ kỷ niệm thành lập công ty, tiệc cuối năm, họp cổ đông,…
Phân loại theo mục tiêu kinh tế
Sự kiện có lợi nhuận:
Được tổ chức với mục tiêu kinh doanh, tạo doanh thu trực tiếp hoặc gián tiếp thông qua bán vé, tài trợ, tiếp thị thương hiệu,…
Sự kiện phi lợi nhuận:
Tập trung vào giá trị cộng đồng, không đặt nặng yếu tố tài chính. Thường là các chiến dịch thiện nguyện, gây quỹ từ thiện, sự kiện truyền thông xã hội,…
Ngành quản trị sự kiện
Trong thế giới sự kiện chuyên nghiệp, quản trị sự kiện không đơn thuần là việc lên kế hoạch và tổ chức một chuỗi hoạt động. Đó còn là một hành trình sáng tạo, nơi mỗi chi tiết được chắt lọc để tạo nên những khoảnh khắc khó quên, những trải nghiệm chạm tới cảm xúc người tham dự, và để lại dấu ấn bền vững cho thương hiệu, cộng đồng hoặc tập thể.
Một quá trình quản trị sự kiện bài bản thường bao gồm 5 bước trọng yếu, được triển khai chặt chẽ, sáng tạo, khoa học:
Lập kế hoạch
Là nền móng đầu tiên của mọi sự kiện thành công. Giai đoạn này bao gồm việc phân tích bối cảnh, xác định mục tiêu rõ ràng, nghiên cứu đối tượng tham dự và xây dựng concept phù hợp. Một kế hoạch tốt sẽ đảm bảo mọi khía cạnh từ ý tưởng đến triển khai đều thống nhất và có chiều sâu.
Truyền thông & Tiếp thị
Dù là sự kiện nội bộ hay công cộng, việc quảng bá đúng cách luôn đóng vai trò then chốt. Chiến lược truyền thông cần được xây dựng sáng tạo, đa kênh và đúng đối tượng nhằm thu hút sự quan tâm, tăng độ nhận diện và lan tỏa giá trị sự kiện tới cộng đồng.
Tổ chức & Điều phối
Giai đoạn này đòi hỏi sự chính xác trong điều phối nhân sự, nhà cung cấp, thiết bị, timeline và địa điểm. Mỗi chi tiết đều cần được kiểm soát cẩn trọng, để đảm bảo mọi hoạt động diễn ra suôn sẻ, đúng tiến độ và không để xảy ra rủi ro ngoài ý muốn.
Sản xuất chương trình
Là quá trình hiện thực hóa kịch bản sự kiện thành trải nghiệm thực tế. Từ sân khấu, âm thanh, ánh sáng, hiệu ứng, đến đạo cụ và đội ngũ biểu diễn, tất cả phải phối hợp nhịp nhàng, đạt chuẩn kỹ thuật và thẩm mỹ. Đây là thời khắc mà cảm xúc được đẩy lên cao trào, và giá trị sự kiện được thể hiện trọn vẹn.
Đánh giá & Tổng kết
Sau khi sự kiện kết thúc, việc đánh giá kết quả là bước không thể thiếu. Từ hiệu quả truyền thông, mức độ hài lòng của khách mời đến khả năng đạt được mục tiêu ban đầu, mọi dữ liệu đều cần được tổng hợp, phân tích để rút ra bài học, từ đó nâng cao chất lượng cho những sự kiện kế tiếp.
Kết luận
Tổ chức sự kiện là điểm giao thoa tinh tế giữa nghệ thuật sáng tạo và khoa học quản trị – nơi mỗi chi tiết đều được trau chuốt với sự tỉ mỉ, linh hoạt và bản lĩnh ứng biến. Đối với những trái tim đam mê, đó chính là cánh cửa mở ra vô vàn cơ hội rực rỡ trong một thế giới vận động không ngừng, nơi cảm xúc thăng hoa song hành cùng kỷ luật chuyên nghiệp.