Quy trình tổ chức sự kiện lễ khởi công

Tổ chức lễ khởi công động thổ

Ngày nay, việc tổ chức sự kiện đã trở thành một trong những công cụ quan trọng trong hoạt động tiếp thị đặc biệt là trong PR. Theo báo cáo nghiên cứu thị trường của FTA, các hoạt động dịch vụ hỗ trợ phát triển thương hiệu được sử dụng thường xuyên nhất ở Việt Nam là: quảng cáo và tổ chức sự kiện (sử dụng ngang bằng); tiếp theo là PR; nghiên cứu thị trường và e-marketing.

Vì thế, lễ khởi công vốn là một hoạt động quan trọng nhằm tạo niềm tin của doanh nghiệp với phía chủ đầu tư và góp phần làm cho công trình được suôn sẻ, “đầu xuôi đuôi lọt”; nay lại càng được chú ý để tổ chức chuyên nghiệp, hoàn hảo hơn. Cùng tham khảo quy trình tổ chức sự kiện lễ khởi công dưới đây để có một lễ khởi công hiệu quả, tiết kiệm và thành công mỹ mãn.

  1. Kiểm tra điều kiện khởi công đảm bảo theo đúng trình tự của Luật xây dựng

Trước khi thực hiện Lễ Khởi Công, Động Thổ, nhà tổ chức sự kiện và phía đơn vị thực hiện khởi công nên cùng ngồi lại để kiểm tra rõ những điều kiện Khởi Công, Động Thổ mà pháp luật quy định. Nếu thiếu hay sai một trong những điều kiện của Luật Xây dựng thì rất có thể đơn vị thực hiện khởi công sẽ gặp những rắc rối về pháp lý, mất đi uy tín và sự thành công của buổi lễ khởi công.

Tổ chức sự kiện lễ khởi công
                                     Tổ chức sự kiện lễ khởi công

Theo bộ luật Xây dựng quy định điều kiện tổ chức lễ khởi công xây dựng cần phải có :

  • Mặt bằng xây dựng tiến hành bàn giao toàn bộ hoặc từng phần theo tiến độ xây dựng do chủ đầu tư hoặc nhà thầu thi công thỏa thuận
  • Có giấy phép xây dựng đối với những công trình theo quy định
  • Có thiết kế bản vẽ thi công từng hạng mục đã được kiểm duyệt
  • Có đủ nguồn vốn để đảm bảo tiến độ công trình đã được phê duyệt từ trước
  • Có biện pháp đảm bảo vệ sinh môi trường trong quá trình thi công
  • Hợp đồng thi công công trình
  1. Chọn ngày cho lễ cúng khởi công.

Chọn ngày tổ chức sự kiện lễ khởi công, động thổ cũng là một việc quan trọng. Nhà tổ chức nên thống nhất với đơn vị thi công chọn ngày có dự báo thời tiết đẹp, thường rơi vào cuối tuần để các khách mời có thể đến tham dự đầy đủ. Ngày tổ chức không nên trùng với ngày lễ, Tết – ngày mà theo quan niệm “kinh doanh” là ngày “xấu”.

  1. Làm giấy phép, thông báo khởi công

Nhà tổ chức sẽ thực hiện làm công văn, giấy phép xin phép các cơ quan chức năng về việc khởi công để có sự xác nhận, đồng ý của cơ quan chức năng; đảm bảo buổi lễ khởi công được diễn ra nghiêm túc, chính đáng, đúng luật pháp và thành công tốt đẹp.

  1. Chuẩn bị cho lễ khởi công

  • Khảo sát địa điểm
  • Lên danh sách số lượng khách mời.
  • Thiết kế: Lên maket khu vực tổ chức lễ khởi công (sân khấu, ghế ngồi,…), thiết kế thư mời, thẻ BTC, standee, banner, banroll, backdrop sân khấu, quà tặng .…
  • Viết kịch bản cho buổi lễ.
  • In ấn: thư mời, banner, banroll, backdrop sân khấu, quà tặng …
  • Phát hành thư mời.
  • Chuẩn bị các trang thiết bị cần thiết cho buổi lễ khởi công như xẻng, hộc cát, mũ bảo hộ, bao tay…
  • Chuẩn bị đầy đủ các thiết bị phục vụ cho khán đài sân khấu như nhân sự, bàn ghế, phông màn, bục phát biểu, hệ thống điện, âm thanh, ánh sáng, trang trí….

5. Thực hiện các công việc cụ thể

Tổ chức lễ khởi công động thổ
                              Tổ chức lễ khởi công động thổ

Setup trang thiết bị:

  • Khu vực ngoài cổng vào: thi công lắp đặt cổng chào (cổng hơi), thảm đỏ, cây kiểng dọc lối vào, trang trí băng rôn, banner,…quanh khu vực tổ chức.
  • Khu vực làm lễ: cần chuẩn bị nhà bạt để tránh trường hợp thời tiết xấu có thể xảy ra, bày trí sân khấu, backdrop, thảm trải, bố trí bàn ghế cho khách mời theo maket đã lên từ trước.
  • Khu vực làm nghi lễ khởi công: cần chuẩn bị mũ bảo hộ, gang tay, khay, khăn phủ khay, xẻng..
  • Khu vực tiệc (nếu có)
  • Kiểm tra và tiến hành dọn dẹp vệ sinh mặt bằng và khu vực xung quanh sau khi setup.

6. Nội dung lễ khởi công xây dựng

Lễ tân đón tiếp khách tron sự kiện khởi công
                 Lễ tân đón tiếp khách tron sự kiện khởi công
  • Tiếp đón khách mời (Lễ tân, PG đón khách, trao hoa cài áo,…)
  • Biểu diễn văn nghệ (Lân sư rồng đón khách múa trống mở màn, văn nghệ chào mừng)
  • Dẫn chương trình:

+ Phát biểu mục đích của buổi tổ chức lễ khởi công xây dựng

+ Giới thiệu các bộ, ban ngành, tổ chức, cá nhân tham gia lễ khởi công

+ Mời đại diện bên phía chủ đầu tư đứng lên đọc diễn văn phát biểu khởi công …

+ Mời đại diện bên phía đơn vị thi công đứng lên phát biểu

+ Mời đại diện bên phía đơn vị thành viên đứng lên phát biểu

+ Mời các vị khách mời quan trọng và tiêu biểu phát biểu

+ Dẫn dắt các chương trình khác như văn hóa văn nghệ…

  •  Tiến hành nghi lễ tổ chức lễ khởi công động thổ: mời đại biểu tiển về khu vực hộc cát đeo găng tay, đội mũ bảo hộ. khi phát lệnh khởi công các đại biểu xúc cát đổ xuống đất

7. Kết thúc lễ khởi công xây dựng

Nhà tổ chức tiến hành thực hiện công việc đón tiếp khách, mời dùng nước (hoặc tiệc, nếu có), sau đó:

  • Lễ tân tiễn khách ra về (tặng các món quà nhỏ làm lưu niệm và gợi nhớ về công trình,…)
  • Tháo dỡ thu dọn tất cả thiết bị.
  • Trả mặt bằng cho đơn vị xây lắp

VIETART là công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tại Hà Nội, đã có 10 năm kinh nghiệm, với các đối tác uy tín như Vin Group, ngân hàng VB Bank, Vietinbank,… VIETART tổ chức sự kiện khởi công động thổ xây dựng, chuyên nghiệp trong từng khâu, mang lại ý nghĩa sâu sắc, trang trọng, ấn tượng mà vẫn tiết kiệm được chi phí. Hãy liên hệ ngay với VIETART để được tư vấn cụ thể hơn.

 

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.

Website này sử dụng Akismet để hạn chế spam. Tìm hiểu bình luận của bạn được duyệt như thế nào.