7. Chú ý tới những chi tiết nhỏ trong sự kiện
Nhà tổ chức luôn cần có bảng danh mục công việc cần làm (có phân công cụ thể người chịu trách nhiệm) để nắm bắt tình trạng công việc và thời gian hoàn tất. Quan trọng hơn hết, không được xem nhẹ bất cứ công việc nào, dù là rất nhỏ như chọn nhạc dạo đầu cho chương trình, đặt lẵng hoa trên bàn tiếp tân, chuẩn bị khay cho phần trao quà… Đặc biệt cần chú ý:
– Các vấn đề liên quan đến MC: MC là cầu nối trung gian để truyền đạt các thông điệp mà doanh nghiệp muốn truyền tới khách mời. Vì thế, người dẫn chương trình tại sự kiện phải được lựa chọn phù hợp.
– Các vấn đề liên quan đến hệ thống âm thanh, ánh sáng, điều hòa,… cũng là vấn đề nhà tổ chức phải quan tâm trước khi diễn ra sự kiện. Tốt nhất là nên có một buổi chạy thử hệ thống âm thanh, ánh sáng để đảm bảo sự kiện diễn ra trơn tru.
– Sự phối hợp giữa giữa các bộ phận làm chương trình: Đây có lẽ là yếu tố quan trọng nhất ảnh hướng đến kết quả chung của sự kiện. Một sự kiện muốn diễn ra nhịp nhàng, chuyên nghiệp thì phải đảm bảo tất cả các bộ phận tổ chức sự kiện đó phải có sự kết nối, phối hợp đều đặn. Nếu là sự kiện lớn, tổ chức trong một không gian rộng, nhân sự nên có bộ đàm hoặc thiết bị liên lạc tương ứng để đảm bảo sự kết nối này.
8. Lên kế hoạch dự trù cho sự kiện
Ở một sự kiện được tổ chức chuyên nghiệp, nhà tổ chức sẽ tính đến các giải pháp xử lý khủng hoảng. Theo đó, nhà tổ chức sẽ dự đoán những tình huống xấu nào có thể xảy ra, cách giải quyết cụ thể từng trường hợp ra sao… Chúng ta không thể lường trước được những sự cố có thể xảy ra trong sự kiện, vì thế để sự kiện được thành công thì cách tốt nhất là phải chuẩn bị kỹ càng các phần việc và có những phương án dự phòng cho mọi trường hợp xảy ra không theo kịch bản. Làm như thế sẽ giúp chúng ta giảm thiểu tối đa nhất những sơ suất.
9. Trang bị cho trường hợp khẩn cấp
Người tham dự thường có xu hướng tìm đến nhà tổ chức ngay khi họ gặp bất cứ vấn đề khẩn cấp nào. Những vật dụng mà nhà tổ chức sự kiện nên trang bị là: vật dụng sơ cứu y tế, thuốc giảm đau, kim băng nhỏ, băng dính hai mặt, kéo, bộ kim chỉ nhỏ..
10. Chăm sóc và theo sát khách hàng mục tiêu của sự kiện
Luôn giữ liên lạc với khách hàng xuyên suốt quá trình tổ chức. Nhà tổ chức nên gọi điện 2-3 ngày trước sự kiện để xác nhận sự tham dự của khách hàng.
Sau sự kiện, bạn nên gửi thư cảm ơn họ đã tới tham dự chương trình. Gửi kèm trong thư tấm ảnh của họ tại sự kiện sẽ giúp bạn thêm một điểm cộng trong mắt khách hàng.
11. Áp dụng công nghệ
Nhà tổ chức sẽ cần tới microphone, máy chiếu, loa, camera,… Hiện nay, các sự kiện cũng áp dụng phổ biến những công nghệ mới như Flycam, livestream, máy ảnh 360%, hologram và ảnh 3D,…
Trong bản kế hoạch kĩ thuật, nhà tổ chức nên tạo một danh sách thiết bị và lên kế hoạch thuê một đội kỹ thuật chuyên nghiệp để thiết lập tất cả các thiết bị vào đúng chỗ và đảm bảo chúng hoạt động trơn tru trong sự kiện. Nhà tổ chức cũng cần bố trí người kiểm tra thiết bị trong suốt quá trình diễn ra sự kiện để khắc phục mọi sự cố kỹ thuật có thể xảy ra.
12. Chi tiêu trong phạm vi ngân sách
Tổ chức một sự kiện chuyên nghiệp luôn phải tính trước chi phí phát sinh. Thế nên để đảm bảo chi tiêu trong phạm vi ngân sách, đừng ngại thương lượng giá hoặc định giá thêm với những nhà phân phối thực phẩm, nhà cung cấp thiết bị, nhà phân phối hoa,… Đôi khi sẽ có những khoản chi tiêu vượt quá kế hoạch và những phần “mặc cả” này sẽ cứu ngân sách của bạn khỏi bị lạm chi.
13. Đánh giá, tổng kết và báo cáo về sự kiện
Một sự kiện cần xác định thước đo để đánh giá hiệu quả triển khai. Tổ chức sự kiện cũng tương tự như các hoạt động marketing, nó cần được đo lường hiệu quả và việc đo lường là không hề khó. Hầu hết các nhà tổ chức khi thực hiện một chương trình, sự kiện nào đó đều thiếu mất khâu xác định thước đo để đánh giá hiệu quả.
Sau một sự kiện, nhà tổ chức cần phải chỉ rõ ra những gì đã làm được, chưa làm được, đo lường được hiệu quả chương trình (bao nhiêu người tham dự, phản hồi của khách hàng ra sao,…). Nhà tổ chức cũng cần tổng kết lại công tác quảng cáo, truyền thông (bao nhiêu banner đã được treo, bao nhiêu tờ phơi đã phát, phát ở đâu, bao nhiêu bài PR đã được đưa lên báo…). Nhà tổ chức nên có một buổi họp để tổng kết, rút kinh nghiệm…
Ngoài ra, nhà tổ chức cần:
– Viết thư cám ơn diễn giả, khách mời
– Lập hồ sơ chương trình
– Các công việc còn lại khác như: chuyển trả các thiết bị (có lấy xác nhận)
– Thanh toán các khoản tiền, đối chiếu, quyết toán chi phí tổ chức và các hạng mục phát sinh thêm bớt
– Tính toán thù lao và thưởng phạt cho các nhân sự trong suốt chương trình
Xem thêm: Những lưu ý để tổ chức sự kiện thành công – Phần 1, 5 lợi ích không ngờ từ việc tổ chức sự kiện mang lại,…