Để có một buổi tổ chức sự kiện hoàn hảo việc lựa chọn địa điểm cũng như kịch bản là vô cùng quan trọng. Hãy tìm hiểu những điểm cần lưu ý khi tổ chức sự kiện như kịch bản tổ chức sự kiện, sân khấu, diễn viên, màn hình led … để bạn từ đó tìm ra được cách thức tổ chức sự kiện sao cho tốt nhất.
Bài viết sau đây Vietart sẽ giúp bạn hiểu biết hơn về cách thức tổ chức sự kiện cũng như những điểm bạn cần lưu ý khi tổ chức sự kiện để tránh được những thiệt hại không đáng có và tiết kiệm được chi phí phát sinh. Bài viết sẽ hỗ trợ rất nhiều cho các bạn mới làm tổ chức sự kiện hoặc các công ty tổ chức sự kiện tại Hà Nội nói riêng và các đơn vị tổ chức sự kiện tại Việt Nam nói chung.
Những điểm cần lưu ý khi tổ chức sự kiện
Tìm hiểu về tổ chức sự kiện
Tổ chức sự kiện là gì ?
Để tìm ra những điểm cần lưu ý khi tổ chức sự kiện đầu tiên chúng ta hãy tìm hiểu tổ chức sự kiện là gì, từ đó chúng ta sẽ có cái nhìn rõ ràng nhất về sự kiện sắp tới phải làm và đưa ra được kịch bản tốt nhất. Vậy thì tổ chức sự kiện là gì:
Tổ chức sự kiện (tiếng Anh: event management) là việc lên kế hoạch, thực hiện và quản lý các hoạt động liên quan đến một sự kiện cụ thể. Quá trình này bao gồm nhiều giai đoạn, từ việc xác định mục tiêu và ngân sách cho đến việc đánh giá kết quả sau khi sự kiện kết thúc.
Mục đích của tổ chức sự kiện
Về Mặt truyền thông: Giới thiệu sản phẩm, dịch vụ, thương hiệu đến với khách hàng tiềm năng; nâng cao nhận thức về thương hiệu.
Khuyến mãi: Kích thích doanh số bán hàng, thúc đẩy doanh thu cho doanh nghiệp.
Gây dựng mối quan hệ: Tạo dựng và củng cố mối quan hệ với khách hàng, đối tác, nhân viên,…
Đào tạo: Truyền đạt kiến thức, kỹ năng cho nhân viên hoặc khách hàng.
Giải trí: Mang đến những giây phút thư giãn, giải trí cho khách tham dự.
Lợi ích của tổ chức sự kiện
Tăng nhận thức thương hiệu: Giúp doanh nghiệp giới thiệu sản phẩm, dịch vụ, thương hiệu đến với khách hàng tiềm năng, nâng cao nhận thức về thương hiệu.
Thu hút khách hàng tiềm năng: Tạo cơ hội thu thập thông tin khách hàng, gia tăng lượng khách hàng tiềm năng.
Khuyến khích bán hàng: Tăng doanh số bán hàng, thúc đẩy doanh thu cho doanh nghiệp.
Tăng cường gắn kết nhân viên: Tạo môi trường giao lưu, gắn kết giữa các nhân viên trong công ty.
Nâng cao uy tín thương hiệu: Xây dựng hình ảnh thương hiệu chuyên nghiệp, uy tín trong mắt khách hàng.
Các loại hình tổ chức sự kiện
Hội nghị: Thường được tổ chức để thảo luận về một chủ đề cụ thể, với sự tham gia của nhiều người.
Hội thảo: Thường được tổ chức để chia sẻ kiến thức, kinh nghiệm về một chủ đề cụ thể, với sự tham gia của một nhóm người nhỏ hơn so với hội nghị.
Triển lãm: Thường được tổ chức để giới thiệu sản phẩm, dịch vụ của các doanh nghiệp đến với khách hàng.
Lễ hội: Thường được tổ chức để kỷ niệm một sự kiện hoặc ngày lễ nào đó.
Tiệc tùng: Thường được tổ chức để giao lưu, giải trí.
Lưu ý khi tổ chức sự kiện
Khi tổ chức một sự kiện, có một số yếu tố quan trọng cần lưu ý để đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ và đạt được mục tiêu đề ra. Dưới đây là những lưu ý quan trọng:
Xác định mục tiêu và ngân sách
Mục tiêu là yếu tố then chốt quyết định thành công của sự kiện. Xác định rõ ràng mục tiêu sẽ giúp bạn lên kế hoạch phù hợp, sử dụng nguồn lực hiệu quả và đánh giá kết quả sau khi sự kiện kết thúc.
Ngân sách là số tiền tối đa mà bạn có thể chi cho sự kiện. Việc xác định ngân sách sẽ giúp bạn lựa chọn nhà cung cấp phù hợp, kiểm soát chi tiêu và tránh lãng phí.
Lên kế hoạch chi tiết
Kế hoạch chi tiết là kim chỉ nam cho tất cả các hoạt động trong sự kiện. Kế hoạch cần bao gồm đầy đủ các thông tin sau:
Nội dung chương trình: Các hoạt động, chương trình trong sự kiện như diễn giả, giải trí, tiệc,…
Địa điểm tổ chức: Địa điểm tổ chức sự kiện cần phù hợp với mục đích, tính chất và quy mô của sự kiện.
Thời gian diễn ra: Thời gian diễn ra sự kiện cần được xác định cụ thể, bao gồm thời gian bắt đầu và kết thúc của từng hoạt động.
Danh sách khách mời: Danh sách khách mời cần bao gồm đầy đủ thông tin về họ tên, chức vụ, đơn vị công tác,…
Ngân sách: Ngân sách cho từng hạng mục chi phí trong sự kiện.
Nhân sự: Phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng thành viên trong ban tổ chức.
Dự phòng: Lên kế hoạch dự phòng cho các trường hợp phát sinh ngoài dự kiến.
Chọn nhà cung cấp uy tín
Việc lựa chọn nhà cung cấp uy tín sẽ đảm bảo chất lượng dịch vụ cho sự kiện của bạn. Bạn cần cân nhắc các yếu tố sau khi lựa chọn nhà cung cấp:
Uy tín: Lựa chọn những nhà cung cấp có uy tín trên thị trường, có nhiều kinh nghiệm trong việc tổ chức sự kiện.
Chất lượng dịch vụ: Đánh giá chất lượng dịch vụ của nhà cung cấp qua các dự án trước đây mà họ đã thực hiện.
Giá cả: So sánh giá cả của các nhà cung cấp khác nhau để lựa chọn được mức giá hợp lý nhất.
Hợp đồng: Ký hợp đồng rõ ràng với nhà cung cấp, ghi rõ các điều khoản và điều kiện về dịch vụ, giá cả, thanh toán,…
Vietart tự hào là công ty tổ chức sự kiện uy tín tại Hà Nội
Quảng bá sự kiện
Quảng bá sự kiện hiệu quả sẽ giúp thu hút khách tham dự và tạo dựng hình ảnh cho sự kiện. Bạn có thể sử dụng các kênh quảng bá sau:
Website: Tạo website riêng cho sự kiện để cung cấp thông tin chi tiết về sự kiện cho khách tham dự.
Mạng xã hội: Quảng bá sự kiện trên các mạng xã hội như Facebook, Instagram, Twitter,…
Email marketing: Gửi email marketing đến danh sách khách hàng tiềm năng để giới thiệu về sự kiện.
Quảng cáo: Chạy quảng cáo trên các kênh truyền thông như báo chí, truyền hình, internet,…
Đảm bảo an ninh và an toàn
An ninh và an toàn là yếu tố quan trọng cần được đảm bảo trong mọi sự kiện. Bạn cần thực hiện các biện pháp sau để đảm bảo an ninh và an toàn cho sự kiện:
Lựa chọn địa điểm an toàn: Lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện có hệ thống an ninh camera giám sát, bảo vệ,…
Kiểm soát ra vào: Kiểm soát chặt chẽ việc ra vào địa điểm tổ chức sự kiện, chỉ cho phép những người có thẻ hoặc vé vào tham dự.
Chuẩn bị các phương án dự phòng: Chuẩn bị các phương án dự phòng cho các trường hợp khẩn cấp như cháy nổ, sự cố y tế,…
Đánh giá kết quả sau khi sự kiện kết thúc
Sau khi sự kiện kết thúc, bạn cần đánh giá kết quả sự kiện để rút kinh nghiệm cho những sự kiện tiếp theo. Việc đánh giá cần bao gồm các yếu tố sau:
Mức độ đạt được mục tiêu: Mức độ nào mục tiêu của sự kiện đã được đạt được?
Chất lượng dịch vụ: Chất lượng dịch vụ của các nhà cung cấp như thế nào?
Mức độ hài lòng của khách tham dự: Khách tham dự có hài lòng với sự kiện hay không?
Hiệu quả kinh tế
Bằng cách đánh giá hiệu quả kinh tế của tổ chức sự kiện, doanh nghiệp có thể rút kinh nghiệm cho những sự kiện tiếp theo và tổ chức những sự kiện hiệu quả hơn, mang lại lợi ích kinh tế cao hơn.