Tổ chức sự kiện là hoạt động không thể thiếu trong các chiến dịch truyền thông, quảng bá thương hiệu hay hoạt động cộng đồng của doanh nghiệp, tổ chức. Tuy nhiên, để đảm bảo tính pháp lý và tránh rủi ro bị xử phạt hành chính, việc xin giấy phép tổ chức sự kiện là bước vô cùng quan trọng. Bài viết sau đây sẽ giúp bạn hiểu rõ các quy trình, hồ sơ, thủ tục và lưu ý quan trọng khi xin phép tổ chức sự kiện tại Việt Nam.
Hướng Dẫn Xin Giấy Phép Tổ Chức Sự Kiện Đầy Đủ Nhất 2025
1. Vì sao cần xin giấy phép tổ chức sự kiện?
Nhiều người thường nghĩ rằng chỉ cần thuê địa điểm, mời nghệ sĩ và triển khai chương trình là có thể tổ chức một sự kiện. Tuy nhiên, theo quy định của pháp luật Việt Nam, nếu sự kiện của bạn có tính chất công khai, sử dụng không gian công cộng, thu hút đông người tham dự hoặc có các tiết mục biểu diễn nghệ thuật, quảng bá thương mại,… thì bắt buộc phải xin giấy phép tổ chức từ các cơ quan chức năng.
Việc này không chỉ giúp sự kiện được tổ chức hợp pháp, mà còn đảm bảo an ninh trật tự, phòng cháy chữa cháy và bảo vệ quyền lợi của đơn vị tổ chức lẫn người tham dự.
2. Các loại hình sự kiện cần xin phép
Không phải sự kiện nào cũng cần xin phép. Dưới đây là một số loại hình sự kiện bắt buộc phải xin phép:
- Biểu diễn nghệ thuật, thời trang, ca nhạc
- Hội nghị, hội thảo, hội chợ thương mại
- Sự kiện khai trương, khánh thành có yếu tố công cộng
- Trình diễn sản phẩm, ra mắt thương hiệu có đông người tham dự
- Sự kiện tổ chức ngoài trời, sử dụng âm thanh lớn
- Các sự kiện có mời nghệ sĩ, người nổi tiếng tham gia biểu diễn
Ngược lại, các sự kiện nội bộ như tiệc cuối năm, họp mặt nhân viên, sinh nhật công ty… nếu tổ chức kín đáo trong phạm vi doanh nghiệp và không biểu diễn công khai thì không bắt buộc xin phép.
3. Cơ quan cấp phép tổ chức sự kiện
Việc xác định đúng cơ quan cấp phép là yếu tố tiên quyết để hoàn thành thủ tục đúng luật. Tùy vào địa điểm và quy mô sự kiện, cơ quan tiếp nhận hồ sơ có thể là:
- Sở Văn hóa, Thể thao & Du lịch: đối với các sự kiện biểu diễn nghệ thuật, thời trang, trình diễn ngoài trời, có yếu tố văn hóa.
- UBND quận/huyện hoặc Phòng Văn hóa – Thông tin: đối với các sự kiện cấp quận/huyện, tổ chức tại trung tâm, nhà hàng, hội trường.
- Sở Công Thương: đối với các hội chợ, triển lãm, xúc tiến thương mại.
- Phòng Cảnh sát Phòng cháy chữa cháy, Công an quận/huyện: cấp phép liên quan đến an toàn, an ninh, phòng cháy.
4. Hồ sơ xin giấy phép tổ chức sự kiện gồm những gì?
Một bộ hồ sơ đầy đủ thường bao gồm:
- Đơn xin phép tổ chức sự kiện (theo mẫu quy định)
- Kịch bản chương trình chi tiết: bao gồm nội dung sự kiện, thời gian, người tham gia, các tiết mục biểu diễn.
- Giấy phép đăng ký kinh doanh của đơn vị tổ chức (bản sao y công chứng).
- Hợp đồng thuê địa điểm tổ chức sự kiện.
- Giấy xác nhận của đơn vị quản lý địa điểm đồng ý cho tổ chức chương trình.
- Cam kết không vi phạm thuần phong mỹ tục, không phát tán thông tin sai lệch.
- Văn bản thỏa thuận với các bên tham gia, ví dụ hợp đồng với ca sĩ, nhóm biểu diễn.
- Giấy tờ liên quan đến phòng cháy chữa cháy, an ninh trật tự (nếu sự kiện quy mô lớn).
Trong một số trường hợp đặc biệt, bạn có thể cần bổ sung thêm: bản thu âm, video minh họa chương trình, hình ảnh minh họa trang phục biểu diễn, giấy phép quảng cáo ngoài trời…
5. Quy trình xin giấy phép tổ chức sự kiện
Dưới đây là các bước cơ bản để xin phép tổ chức sự kiện:
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ
Tập hợp đầy đủ các loại giấy tờ đã liệt kê bên trên. Nên chuẩn bị sớm ít nhất 15–20 ngày trước khi tổ chức sự kiện để tránh phát sinh chậm trễ.
Bước 2: Nộp hồ sơ
Bạn nộp hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền tùy theo loại hình sự kiện. Có thể nộp trực tiếp tại bộ phận một cửa hoặc qua hệ thống cổng dịch vụ công (nếu có hỗ trợ).
Bước 3: Chờ xử lý và nhận kết quả
- Thời gian xử lý hồ sơ: từ 5 – 10 ngày làm việc.
- Nếu hồ sơ thiếu hoặc chưa hợp lệ, bạn sẽ được yêu cầu bổ sung hoặc chỉnh sửa.
- Nếu được cấp phép, bạn nhận giấy phép tổ chức sự kiện bản gốc.
Bước 4: Triển khai tổ chức theo đúng nội dung đã đăng ký
Sau khi được cấp phép, bạn có thể tiến hành tổ chức sự kiện. Lưu ý phải đảm bảo đúng nội dung, thời gian, địa điểm, tránh thay đổi so với kịch bản đã nộp.
6. Một số lưu ý quan trọng khi xin phép
- Tuyệt đối không tự ý tổ chức sự kiện lớn khi chưa được cấp phép, vì có thể bị xử phạt từ 5 – 15 triệu đồng, thậm chí bị đình chỉ.
- Nội dung chương trình không được chứa yếu tố nhạy cảm, chính trị, phản cảm.
- Trang phục biểu diễn phải phù hợp, không hở hang phản cảm hoặc vi phạm văn hóa.
- Nếu sử dụng thiết bị âm thanh ngoài trời, cần xin thêm giấy phép sử dụng loa kéo, âm thanh công suất lớn.
7. Các sự kiện không bắt buộc xin giấy phép
Bạn không cần xin giấy phép nếu:
- Tổ chức sự kiện nội bộ doanh nghiệp
- Không biểu diễn nghệ thuật, không livestream công khai
- Không có yếu tố thu phí, quảng bá thương mại
- Không ảnh hưởng tới an ninh trật tự tại nơi tổ chức
Tuy vậy, vẫn nên thông báo với chính quyền địa phương để đảm bảo an toàn và hỗ trợ nếu cần.
8. Kết luận: Chủ động xin phép để tổ chức sự kiện an toàn
Việc xin giấy phép tổ chức sự kiện không chỉ là yêu cầu pháp lý bắt buộc mà còn là bước quan trọng giúp bạn xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp, tuân thủ quy định và đảm bảo an toàn cho toàn bộ chương trình. Chuẩn bị hồ sơ kỹ lưỡng, nắm rõ quy trình và chủ động làm việc với cơ quan quản lý sẽ giúp bạn tránh được rủi ro không đáng có trong quá trình tổ chức.
Nếu bạn cần hỗ trợ tư vấn làm giấy phép hoặc cần đơn vị tổ chức sự kiện trọn gói – từ khâu kịch bản, setup, truyền thông, thủ tục pháp lý, hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn tận tình.