Việc lựa chọn nhà thầu tổ chức sự kiện uy tín là yếu tố then chốt góp phần vào thành công của sự kiện. Nếu bạn chưa biết chọn lựa nhà thầu nào tổ chức sự kiện khu vực Hà Nội thì hãy để Vietart gợi ý giúp bạn 1 số lưu ý khi lựa chọn nhà thầu tổ chức sự kiện tại Hà Nội.
1 số lưu ý khi lựa chọn nhà thầu tổ chức sự kiện tại Hà Nội
Kinh nghiệm và danh tiếng
Kinh nghiệm
Số năm kinh nghiệm: Ưu tiên lựa chọn nhà thầu có nhiều năm kinh nghiệm tổ chức các sự kiện tương tự với quy mô và mục tiêu phù hợp với nhu cầu của bạn.
Kiến thức chuyên môn: Đánh giá kiến thức chuyên môn của nhà thầu thông qua lĩnh vực hoạt động, khả năng nắm bắt xu hướng thị trường và ứng dụng các công nghệ mới vào tổ chức sự kiện.
Dự án đã hoàn thành: Tham khảo các dự án hoàn thành trước đây của nhà thầu để đánh giá năng lực thực tế và khả năng đáp ứng nhu cầu của bạn.
Danh tiếng
Thương hiệu uy tín: Lựa chọn nhà thầu có thương hiệu uy tín trên thị trường, được đánh giá cao bởi khách hàng và có nhiều phản hồi tích cực.
Giải thưởng và chứng nhận: Xem xét các giải thưởng và chứng nhận uy tín mà nhà thầu đã đạt được để khẳng định chất lượng dịch vụ và năng lực tổ chức sự kiện.
Đối tác uy tín: Tìm hiểu về các đối tác uy tín mà nhà thầu đã từng hợp tác để đánh giá mức độ tin cậy và chất lượng dịch vụ.
Sự sáng tạo và đổi mới
Lựa chọn nhà thầu có khả năng đưa ra những ý tưởng sáng tạo, độc đáo và không ngừng đổi mới để mang đến sự khác biệt cho sự kiện của bạn. Ngoài ra nên tham khảo các công ty tổ chức sự kiện đang nắm giữ công nghệ mới như 3D Mapping, AR, Virtual Event ….
Giấy phép và chứng chỉ
Để hoạt động hợp pháp và hiệu quả, công ty tổ chức sự kiện tại Việt Nam cần tuân thủ các quy định về pháp luật và sở hữu đầy đủ các giấy phép, chứng chỉ cần thiết. Dưới đây là danh sách các giấy tờ quan trọng:
Giấy phép kinh doanh
Đây là giấy tờ bắt buộc đối với mọi doanh nghiệp hoạt động tại Việt Nam, bao gồm cả công ty tổ chức sự kiện. Giấy phép kinh doanh được cấp bởi Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh/thành phố nơi công ty đặt trụ sở chính.
Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ biểu diễn nghệ thuật
Doanh nghiệp cần xin cấp Giấy chứng nhận này nếu tổ chức các chương trình biểu diễn nghệ thuật, ca nhạc, múa,… tại các địa điểm công cộng hoặc bán vé. Giấy chứng nhận được cấp bởi Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch tỉnh/thành phố nơi tổ chức sự kiện.
Giấy phép biểu diễn nghệ thuật
Doanh nghiệp cần xin cấp Giấy phép biểu diễn nghệ thuật cho từng chương trình biểu diễn cụ thể. Giấy phép này được cấp bởi Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch tỉnh/thành phố nơi tổ chức sự kiện.
Giấy phép trang trí quảng cáo ngoài trời
Nếu công ty tổ chức sự kiện có sử dụng các hình thức trang trí quảng cáo ngoài trời như băng rôn, khẩu hiệu,… thì cần xin cấp Giấy phép này do Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch cấp.
Giấy phép sử dụng âm thanh, tiếng ồn
Nếu tổ chức sự kiện có sử dụng âm thanh, tiếng ồn với mức độ vượt quá quy định thì cần xin cấp Giấy phép này do Sở Tài nguyên và Môi trường cấp.
Các giấy tờ khác
Tùy vào tính chất và quy mô của từng sự kiện, công ty tổ chức sự kiện có thể cần xin cấp thêm các giấy tờ khác như Giấy phép an toàn cháy nổ, Giấy phép bảo vệ môi trường,…
Lưu ý:
- Doanh nghiệp cần cập nhật đầy đủ các quy định pháp luật liên quan đến hoạt động tổ chức sự kiện để đảm bảo tuân thủ đúng quy định.
- Nên nộp hồ sơ xin cấp giấy phép sớm để tránh trường hợp chậm trễ ảnh hưởng đến tiến độ tổ chức sự kiện.
- Cần lưu giữ đầy đủ các giấy phép, chứng chỉ liên quan để xuất trình khi có yêu cầu từ cơ quan chức năng.
Dịch vụ và thiết bị dùng trong tổ chức sự kiện
Để tổ chức một sự kiện thành công, ngoài đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp, còn cần có sự hỗ trợ của các dịch vụ và thiết bị chuyên dụng. Dưới đây là danh sách một số dịch vụ và thiết bị thường dùng trong tổ chức sự kiện bạn nên lưu ý khi xem xét thầu tổ chức sự kiện tại Hà Nội.
Dịch vụ
Dịch vụ cho thuê địa điểm: Bao gồm cho thuê hội trường, nhà hàng, khách sạn, khu du lịch,… để tổ chức sự kiện.
Dịch vụ trang trí: Bao gồm thiết kế, thi công backdrop, phông sân khấu, bàn ghế, hoa tươi,…
Dịch vụ âm thanh ánh sáng: Bao gồm cung cấp loa, đài, micro, ánh sáng sân khấu, màn hình led,…
Dịch vụ quay phim chụp ảnh: Bao gồm quay phim, chụp ảnh sự kiện, flycam,…
Dịch vụ truyền thông: Bao gồm quảng cáo sự kiện trên các kênh truyền thông như báo chí, truyền hình, mạng xã hội,…
Dịch vụ in ấn: Bao gồm in ấn banner, standee, tờ rơi, chương trình sự kiện,…
Dịch vụ cung cấp nhân sự: Bao gồm cho thuê lễ tân, PG, MC, ca sĩ, vũ công,…
Dịch vụ hậu cần: Bao gồm cung cấp thức ăn, nước uống, xe đưa đón khách tham dự,…
Thiết bị
Thiết bị âm thanh: Loa, đài, micro, mixer, amplifier,…
Thiết bị ánh sáng: Đèn sân khấu, đèn led, đèn moving head,…
Thiết bị hình ảnh: Màn hình led, máy chiếu, máy quay phim, máy chụp ảnh,…
Thiết bị sân khấu: Sân khấu, backdrop, phông sân khấu,…
Thiết bị bàn ghế: Bàn, ghế, khăn trải bàn,…
Thiết bị trang trí: Hoa tươi, bong bóng, standee, banner,…
Thiết bị âm thanh phụ trợ: Tai nghe, micro không dây,…
Thiết bị khác: Máy phát điện, máy lạnh, quạt hơi,…
Hợp đồng và điều khoản khi tổ chức sự kiện
Hợp đồng tổ chức sự kiện là một văn bản pháp lý quan trọng, quy định các quyền hạn, nghĩa vụ và trách nhiệm của hai bên: bên tổ chức sự kiện và bên khách hàng. Hợp đồng giúp đảm bảo sự minh bạch, rõ ràng trong quá trình hợp tác và bảo vệ quyền lợi của cả hai bên.
Nội dung chính của hợp đồng tổ chức sự kiện
- Thông tin chung: Bao gồm tên hợp đồng, ngày ký kết, thông tin hai bên.
- Nội dung sự kiện: Mô tả chi tiết nội dung, mục tiêu, quy mô, thời gian, địa điểm tổ chức sự kiện.
- Dịch vụ cung cấp: Liệt kê các dịch vụ mà bên tổ chức sự kiện cam kết cung cấp, bao gồm dịch vụ cho thuê địa điểm, trang trí, âm thanh ánh sáng, nhân sự,…
- Giá cả và thanh toán: Quy định chi tiết về giá cả các dịch vụ, phương thức thanh toán, thời hạn thanh toán.
- Trách nhiệm của hai bên: Quy định chi tiết về trách nhiệm của bên tổ chức sự kiện và bên khách hàng.
- Điều khoản chung: Bao gồm các điều khoản về bảo mật thông tin, giải quyết tranh chấp, trường hợp bất khả kháng,…
- Phụ lục: Bao gồm các tài liệu đính kèm như bảng báo giá chi tiết, bản vẽ thiết kế sân khấu,…
Lưu ý khi ký hợp đồng tổ chức sự kiện
- Đọc kỹ các điều khoản hợp đồng: Cần đọc kỹ tất cả các điều khoản trong hợp đồng trước khi ký để đảm bảo hiểu rõ quyền hạn, nghĩa vụ và trách nhiệm của hai bên.
- Thương lượng các điều khoản: Nếu có bất kỳ điều khoản nào không phù hợp, bạn có thể thương lượng với bên kia để đưa ra thỏa thuận chung.
- Yêu cầu giải thích các điều khoản: Nếu bạn không hiểu rõ bất kỳ điều khoản nào, hãy yêu cầu bên kia giải thích rõ ràng.
- Ký hợp đồng hai bản: Nên ký hợp đồng hai bản có giá trị như nhau, mỗi bên giữ một bản để lưu làm bằng chứng.
- Lưu giữ hợp đồng: Sau khi ký hợp đồng, bạn cần lưu giữ hợp đồng cẩn thận để tham khảo khi cần thiết.
Khả năng xử lý tình huống trong tổ chức sự kiện
Khả năng xử lý tình huống là một kỹ năng quan trọng đối với bất kỳ ai làm việc trong lĩnh vực tổ chức sự kiện. Trong quá trình tổ chức sự kiện, luôn có thể xảy ra những tình huống bất ngờ, do đó, việc có khả năng xử lý tình huống hiệu quả sẽ giúp đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ.
Dưới đây là một số yếu tố quan trọng để xây dựng khả năng xử lý tình huống
1. Giữ bình tĩnh: Khi gặp phải tình huống bất ngờ, điều quan trọng nhất là phải giữ bình tĩnh để có thể đưa ra quyết định sáng suốt. Không nên hoảng hốt hay lo lắng vì điều đó sẽ chỉ khiến mọi việc trở nên tồi tệ hơn.
2. Phân tích tình huống: Sau khi đã bình tĩnh, hãy dành thời gian để phân tích tình huống một cách cẩn thận. Xác định nguyên nhân gốc rễ của vấn đề, mức độ nghiêm trọng của nó và những ảnh hưởng tiềm ẩn có thể xảy ra.
3. Lập kế hoạch hành động: Sau khi đã phân tích tình huống, hãy lập kế hoạch hành động để giải quyết vấn đề. Kế hoạch này cần phải cụ thể, rõ ràng và có tính khả thi.
4. Sáng tạo và linh hoạt: Không phải lúc nào mọi việc cũng diễn ra theo kế hoạch, do đó, hãy sẵn sàng thay đổi kế hoạch nếu cần thiết. Sáng tạo và linh hoạt trong cách xử lý tình huống sẽ giúp bạn vượt qua những thách thức một cách hiệu quả.
Dưới đây là một số tình huống thường gặp trong tổ chức sự kiện và cách xử lý
- Khách tham dự đến muộn: Nếu có một số lượng lớn khách tham dự đến muộn, bạn có thể sắp xếp cho họ ngồi ở khu vực chờ hoặc hướng dẫn họ đến khu vực chỗ ngồi còn trống.
- Sự cố về âm thanh, ánh sáng: Nếu xảy ra sự cố về âm thanh hoặc ánh sáng, hãy cố gắng khắc phục sự cố càng nhanh càng tốt. Nếu không thể khắc phục sự cố, hãy thông báo cho khách tham dự và đưa ra giải pháp thay thế.
- Khách tham dự không hài lòng: Nếu có khách tham dự không hài lòng với dịch vụ hoặc chương trình, hãy dành thời gian để lắng nghe ý kiến của họ và giải quyết vấn đề một cách chuyên nghiệp.
- Tai nạn hoặc sự cố y tế: Nếu xảy ra tai nạn hoặc sự cố y tế, hãy gọi cấp cứu ngay lập tức và hỗ trợ nạn nhân cho đến khi họ được chăm sóc y tế.
Bằng cách xây dựng khả năng xử lý tình huống hiệu quả, bạn có thể tự tin tổ chức những sự kiện thành công và mang lại trải nghiệm tuyệt vời cho khách tham dự.
Kết luận
Một vài lưu ý trên là cách giúp bạn lựa chọn nhà thầu tổ chức sự kiện tại Hà Nội uy tín và chất lượng. Để có một buổi sự kiện thành công cần trải qua nhiều công đoạn, cũng như sự sát sao của đội ngũ nhân viên. Nếu bạn chưa biết nên tìm đơn vị, công ty tổ chức sự kiện uy tín tại Hà nội thì hãy liên hệ với Công Ty Truyền thông và sự kiện Vietart để được tư vấn và hỗ trợ.
Vietart là một trong những công ty hàng đầu về truyền thông, tổ chức sự kiện và sản xuất các chương trình nghệ thuật tại Việt Nam. Chúng tôi cung cấp dịch vụ lập kế hoạch tổ chức sự kiện chất lượng với mức giá tốt nhất trên thị trường hiện nay