Mỗi doanh nghiệp đều sẽ có lúc cần cho mình những buổi tổ chức hội thảo. Nhằm mục đích để tiếp nhận ý kiến khách hàng cũng như là chia sẻ quan điểm, hướng đi của công ty đến với những người quan tâm sản phẩm. Vậy làm sao để có tổ chức một buổi hội thảo? Xem cùng Vietart xem ngay bài viết dưới đây nếu muốn biết thêm chi tiết!
Tổ chức hội thảo doanh nghiệp là gì?
Tổ chức hội thảo là một cuộc gặp gỡ của một nhóm, một bộ phận người để cùng nhau thảo luận, trao đổi về một vấn đề đang có cùng sự quan tâm. Chương trình hội thảo thực hiện các cuộc đối thoại, thăm dò, khảo sát ý kiến khách hàng. Hoặc đó là chương trình chia sẻ kiến thức, kinh nghiệm về ngành nghề.
Doanh nghiệp tổ chức hội nghị khách hàng để có thể gặp gỡ, giao lưu và duy trì các mối quan hệ khách hàng đang có. Đồng thời thu hút khách hàng tiềm năng trong tương lai. Tổ chức hội thảo thúc đẩy mối quan hệ với các cơ quan truyền thông. Nhằm quảng bá thương hiệu và giá trị hình ảnh của công ty.
Các hình thức tổ chức hội thảo doanh nghiệp hiện nay
Hiện nay có khá nhiều hình thức tổ chức hội thảo tùy thuộc vào mục đích chính của sự kiện. Trong đó có 5 hình thức hội thảo phổ biến sau:
- Hội thảo khoa học: Đây là hình thức hội thảo tổ chức nhằm để thảo luận hoặc công bố những kết quả nghiên cứu khoa học của các tổ chức, cá nhân. Tại hội thảo khoa học, các chuyên gia, diễn giả sẽ trình bày các vấn đề và cùng thảo luận với những người có cùng chuyên môn. Chính vì vậy, hội thảo này không mang quá nhiều ý nghĩa về quảng bá hình ảnh doanh nghiệp.
- Workshop: Workshop là một hình thức hội thảo có mục đích chính là chia sẻ kiến thức trong một lĩnh vực nhất định như marketing, tài chính, ngân hàng,..Bên cạnh đó sẽ có ví dụ thực tế trong ngành nghề để người tham gia nắm rõ hơn về các thông tin. Workshop thường có quy mô khá nhỏ, chỉ trong khoảng từ 10 – 20 người.
- Hội thảo du học: Đây là hội thảo giải đáp các thắc mắc và băn khoăn của người tham dự về vấn đề du học như chương trình học, học bổng du học hay cuộc sống tại nước ngoài. Thông thường, những hội thảo du học sẽ có mục đích tìm kiếm khách hàng và chuyển đổi thành hoạt động bán hàng cho các công ty chuyên về du học.
- Tập huấn: Hình thức tập huấn có quy mô lớn hơn workshop thường diễn ra trong nội bộ tổ chức, ban ngành. Nội dung của các buổi tập huấn thường xoay quanh việc nâng cao kiến thức cùng kinh nghiệm thực tiễn cho nhân viên để công việc diễn ra hiệu quả hơn.
- Hội thảo chuyên đề – chuyên môn: Hội thảo chuyên đề – chuyên môn sẽ là một buổi thảo luận xoay quanh một chủ đề chính và có một diễn giả duy nhất. Vấn đề này sẽ liên quan đến thực tiễn trong công việc hoặc là cơ sở lý luận cho hoạt động kinh doanh.
Quy trình xây dựng chương trình hội thảo doanh nghiệp
Xác định chủ đề hội thảo
Bạn cần xác định chủ đề hội thảo rõ ràng và cụ thể. Đây sẽ là cơ sở để xây dựng nội dung cũng như lên kế hoạch các hoạt động diễn ra trong hội thảo một cách chi tiết và hiệu quả nhất.
Lên kế hoạch tổ chức hội thảo
Kế hoạch tổ chức hội thảo bao gồm:
- Mục đích, mục tiêu cần đạt được của buổi hội thảo
- Nội dung chính của hội thảo
- Địa điểm, thời gian tổ chức hội thảo
- Kinh phí dự trù cho việc tổ chức hội thảo
- Đơn vị tổ chức hội thảo
- Lên danh sách khách mời
- Chương trình của hội thảo
Chuẩn bị cho hội thảo
- Chuẩn bị không gian tổ chức hội thảo và đảm bảo đầy đủ trang thiết bị
- Chuẩn bị các dịch vụ đi kèm như teabreak, ăn uống, nghỉ ngơi, đưa đón
- Truyền thông cho sự kiện
- In ấn tài liệu
- Phát thư mời cho khách mời
Tổ chức hội thảo
- Đón tiếp khách mời và người tham dự hội thảo
- Điều phối hội thảo diễn ra theo đúng kịch bản sự kiện
Kết thúc chương trình hội thảo
- Tặng quà lưu niệm cho khách mời và người tham dự
- Ghi biên bản hội thảoThông báo kết luận của hội thảo
Xử lý thông tin hội thảo
- Đánh giá nội dung hội thảo
- Kiến nghị các tổ chức, đơn vị dự hội thảo về nội dung thảo luận
Đánh giá hiệu quả hội thảo
Đánh giá dựa trên:
- Thực tế số người tham dự và ý kiến của khách hàng
- Kết quả hoạt động truyền thông
Lưu ý khi tổ chức hội thảo doanh nghiệp
Sau khi nắm rõ các bước tổ chức hội thảo, bạn đã có thể bắt tay vào các công đoạn chuẩn bị cũng như tổ chức một cách dễ dàng. Tuy nhiên trong quá trình này, bạn cần lưu ý những vấn đề sau để sự kiện diễn ra thành công nhất.
Lên chủ đề cho chương trình
Một trong những điều quan trọng nhất khi tổ chức hội thảo đó là lên chủ đề và ý tưởng chính cho chương trình. Chủ đề sẽ thể hiện được mục đích và thông điệp của hội thảo cũng như là cơ sở cho việc lên nội dung sự kiện. Chủ đề hội thảo cần ngắn gọn nhưng vẫn thể hiện rõ mục đích chương trình cùng lợi ích mà người tham gia có thể nhận được khi tham gia.
Khách mời “chuyên gia” giúp tạo sự tin tưởng
Trong các buổi hội thảo, những chuyên gia hoặc khách mời sẽ giúp tạo sự tin tưởng, uy tín cho chương trình. Đồng thời điều này cũng có lợi cho hoạt động truyền thống và giúp tỷ lệ chuyển đổi khách hàng được nâng cao. Bạn nên lựa chọn khách mời nổi tiếng trong lĩnh vực hoặc ngành nghề. Bên cạnh đó, người tổ chức cũng cần lên danh sách câu hỏi cùng kịch bản riêng cho chuyên gia.
Địa điểm và tiện ích đi kèm phòng hội nghị
Lựa chọn địa điểm tổ chức hội thảo cũng là một công việc cần lưu ý trong quá trình chuẩn bị. Không gian tại địa điểm tổ chức phải đảm bảo đáp ứng được quy mô hội thảo, không quá lớn hoặc quá nhỏ để tránh ảnh hưởng đến không khí hội thảo. Người tổ chức cũng cần quan tâm đến những tiện ích đi kèm phòng hội nghị như màn chiếu, sân khấu, âm thanh, ánh sáng để bổ sung những vật dụng cần thiết và dự trù chi phí chính xác nhất.
Truyền thông cho sự kiện
Để buổi hội thảo diễn ra thành công không thể thiếu hoạt động truyền thông cho sự kiện. Thời gian truyền thông không nên quá sớm vì nó có thể giảm bớt sức nóng của sự kiện và cũng không nên quá gần ngày tổ chức vì nó sẽ gây khó khăn khi sắp xếp người tham dự. Các hoạt động truyền thông nên diễn ra từ 1 – 2 tuần trước sự kiện và sử dụng các kênh truyền thông phù hợp với đối tượng khách hàng mục tiêu của hội thảo.
Lấy thông tin người tham dự
Mục đích quan trọng của hội thảo đó là tăng cường mối quan hệ với khách hàng hiện tại và tìm kiếm khách hàng mới. Việc lấy thông tin người tham dự sẽ giúp hoạt động này diễn ra hiệu quả nhất. Bạn có thể cân nhắc lựa chọn một trong số những hình thức lấy thông tin như điền form online, đăng ký nhận email hoặc sử dụng thẻ thành viên.
Trên đây là các bước tổ chức hội thảo doanh nghiệp cụ thể để đảm bảo hội thảo diễn ra suôn sẻ nhất. Hy vọng những thông tin này sẽ giúp bạn chuẩn bị và tổ chức hội thảo thành công, đưa đến những lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp.
Bạn có thể tham khảo Công ty Truyền Thông và Sự Kiện Vietart hiện đang là công ty hàng đầu về Tổ chức sự kiện tại Hà Nội với hơn 10 năm trong ngành cùng hơn 300 sự kiện lớn nhỏ mà công ty đã tham gia.