Quy trình tổ chức sự kiện là một trong những yếu tố quyết định một sự kiện có thành công hay không. Từ lâu tổ chức sự kiện đã trở thành một công cụ để doanh nghiệp thực hiện hoạt động tiếp thị, xúc tiến, quảng bá có hiệu quả. Thông qua tổ chức sự kiện, doanh nghiệp sẽ truyền tải được những hình ảnh, sản phẩm, chiến lược kinh doanh đến tận tay khách hàng.
Khái niệm sự kiện, tổ chức sự kiện
Sự kiện
Sự kiện (dịch sang tiếng anh là event) là một hoạt động được diễn ra trong một thời gian nhất định và mục đích rõ ràng quy tụ một số lượng lớn người tham gia vào thời điểm, địa điểm nhất định.
Sự kiện có thể được tổ chức bởi cá nhân hoặc một tập thể và có thể diễn ra trong nhiều lĩnh vực khác nhau. Đó có thể là các hoạt động có ý nghĩa tầm cỡ được truyền thông quan tâm như World Cup, Sea Game, Cuộc thi hoa hậu,…
Hay cũng có thể là các sự việc mang ý nghĩa cá nhân, gia đình gắn với đời sống thường ngày và phong tục tập quán như: đám cưới, sinh nhật,… Hoặc các hoạt động liên quan đến hoạt động thương mại và marketing cho các doanh nghiệp như: hội nghị, hội thảo, giới thiệu sản phẩm, lễ khai trương, …
Tổ chức sự kiện
Tổ chức sự kiện là thuật ngữ quen thuộc trong truyền thông, được các cá nhân, doanh nghiệp, áp dụng trong quảng bá thương hiệu. Đưa dịch vụ, sản phẩm của doanh nghiệp đến gần hơn với khách hàng.
Tổ chức sự kiện là lên kế hoạch và triển khai các hoạt động ở lĩnh vực khác nhau như giải trí, xã hội, thương mại, nghệ thuật, thể thao, giáo dục… nhằm thu hút sự chú ý và truyền tải thông điệp đến người tham dự. Tổ chức sự kiện gồm những gì? Cùng Solution tìm hiểu một cách tổng quan qua bài viết sau.
Vai trò và mục đích của tổ chức sự kiện
Vai trò của tổ chức sự kiện
Tổ chức sự kiện là hoạt động được thực hiện nhằm mục đích phục vụ cho những mảng PR, Marketing. Điều này giúp gia tăng khách hàng, nâng cao uy tín cho hình ảnh của thương hiệu. Đôi khi, công việc tổ chức sự kiện cũng hướng đến mục tiêu bán hàng, lễ kỷ niệm, hội họp hoặc tân niên, gala dinner. Tổ chức sự kiện thường được được tạo ra nhằm thu hút sự chú ý từ cộng đồng và tệp khách hàng mục tiêu mà sự kiện muốn hướng đến.
Vai trò của hoạt động này giống như một công cụ quan trọng trong hoạt động quảng bá sản phẩm, thương hiệu và dịch vụ của doanh nghiệp. Nếu sự kiện thuận lợi thành công sẽ tạo ra các tác động tích cực cho truyền thông. Ngược lại nếu thất bại, điều này sẽ khiến độ nhận diện của thương hiệu bị giảm sút trên thị trường.
Mục đích của tổ chức sự kiện
Mục đích của việc tổ chức sự kiện đó là hướng đến kết quả, các giá trị mà doanh nghiệp hoặc tổ chức mong muốn nhận được ngay sau đó. Những mục đích của hoạt động tổ chức sự kiện là:
Gửi gắm được các thông điệp mà doanh nghiệp muốn truyền tải đến tệp khách hàng mục tiêu, hỗ trợ phát triển chiến dịch truyền thông, đồng thời, phát triển hình ảnh cá nhân của thương hiệu một cách hiệu quả.
Một sự kiện được tổ chức thành công sẽ giúp nâng cao giá trị và tầm nhìn từ công chúng đối với hình ảnh thương hiệu của doanh nghiệp.
Phát triển một cách tối đa các hiệu ứng truyền thông từ bên ngoài và trong sự kiện với mục đích chạm đến cảm xúc của người tham gia và khách hàng của các công ty.
Gia tăng sự kết nối giữa khách hàng với các sản phẩm, dịch vụ của tổ chức. Điều này giúp nâng cao khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường kinh doanh.
8 bước trong quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp
Tiến hành hoạt động nghiên cứu mục đích của sự kiện
Trước khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện, bạn cần nghiên cứu và đưa ra các thông tin cơ bản nhất về sự kiện sắp tổ chức. Mọi loại hình sự kiện từ lễ khai trương, ra mắt sản phẩm mới, khởi công – động thổ… đều cần có những thông tin sau:
– Chủ đề chính của chương trình
– Mục tiêu tổ chức
– Thông điệp của sự kiện
– Đối tượng và số lượng khách mời tham dự
– Thời gian tổ chức
– Ngân sách dự kiến
– Sự khác biệt của sản phẩm/ dịch vụ đối với đối thủ
Xây dựng chủ đề chính
Làm thế nào để tạo ý tưởng cho tổ chức sự kiện?
Sự kiện thành công, ấn tượng, để lại hiệu ứng tốt hay không phụ thuộc vào chính ý tưởng. Có thể bạn không biết, cảm hứng chính là yếu tố quyết định ý tưởng tổ chức sự kiện có thực sự tốt hay không. Đối với người tổ chức sự kiện (Event Planner), họ thỏa sức sáng tạo và thể hiện khả năng của mình nếu sự kiện có ngân sách lớn, cần có nhiều không gian ấn tượng, hấp dẫn…
Thực tế cho thấy rằng, điều kiện tổ chức sự kiện tuyệt vời như vậy đa số đều đếm trên đầu ngón tay. Các Event Planner phải giới hạn ý tưởng của mình do yêu cầu từ phía khách hàng, do sự giới hạn ngân sách. Điều này sẽ dẫn đến hậu quả “cạn kiệt ý tưởng” ở những người tổ chức sự kiện lâu năm.
Một số phương thức giúp nhà tổ chức xác định ý tưởng cho tổ chức sự kiện
– Không gian và thời gian: Tùy thuộc vào thói quen từng đối tượng: Có người cảm thấy việc một mình suy nghĩ các ý tưởng sẽ hiệu quả hơn. Tương tự nếu phần lớn mọi người phải có sức ép về tiến độ và thời gian mới đưa ra ý tưởng, thì có người phải thoải mái và thư giãn mới đưa ra được những ý tưởng hữu ích.
– Từ quá trình thu nhặt ý tưởng, bạn có thể kết hợp và đưa ra ý tưởng mới lạ của riêng mình thông qua những chuyến nghỉ dưỡng và khảo sát thực tế.
– Hơn nữa, ý tưởng cũng có thể khơi gợi từ chính trong cuộc sống. Bạn sẽ có rất nhiều ý tưởng cho sự kiện từ concept chính của chương trình qua một bức tranh ấn tượng, ý tưởng dựng sân khấu từ kiến trúc ngôi nhà độc đáo nào đó… Mọi ý tưởng đều được khơi nguồn cảm hứng chính từ những vật dụng, hình ảnh, hiện tượng bạn quan sát thấy hàng ngày.
Thiết kế kịch bản tổ chức sự kiện
Ở phần này, thiết kế sự kiện chính là việc cụ thể hóa ý tưởng thành những đầu việc, trong đó:
– Lựa chọn địa điểm thực hiện: nhà hàng, khách sạn, khu nghỉ dưỡng, công viên,…
– Xác định thời gian tổ chức
– Xác định chủ đề chương trình
– Xây dựng kịch bản chi tiết: nội dung chương trình, games, văn nghệ
– Thiết kế hình ảnh chương trình: phông, bạt, backdrop, standee, màn hình, presenter, đèn chiếu, video clip, logo, mũ và các dụng cụ khác.
Lập kế hoạch tổ chức sự kiện
Bước này sẽ chia kế hoạch tổ chức sự kiện ra thành nhiều mục chi tiết nhất. Một số vấn đề cần quan tâm khi lập kế hoạch tổ chức gồm:
– Nhân lực phục vụ sự kiện: nhân viên của nhà hàng, nhân viên phụ trách sự kiện, hỗ trợ đoàn, nhân viên kỹ thuật, nhân viên tiệc
– Thiết bị sử dụng trong sự kiện: đèn, set up bàn tiệc, màn hình led, hóa trang trí, standee, backdrop, nước uống, ly cốc, máy tính, máy chiếu, rèm, cửa, loa, hộp bốc thăm.
– Phương thức vận chuyển: ô tô
– Ngân sách sự kiến
– Dự đoán và kiểm soát rủi ro: rủi ro về kỹ thuật, về số lượng khách mời vượt quá dự kiến,…
Thực hiện kế hoạch
Đây là lúc bạn sẽ cần liên hệ đến nhà cung cấp dịch vụ để chuẩn bị cho các hạng mục có trong sự kiện. Tùy theo loại hình cũng như quy mô của sự kiện, quá trình chuẩn bị sẽ mất ít nhất 2 tuần để thực hiện. Thông thường các hạng mục trong một sự kiện có: thuê MC, ca sỹ, PG, nhóm múa, in banner, phát tờ rơi, quà tặng…
Bước này, người tổ chức cần phải có sự kiểm soát chặt chẽ để hạn chế mọi sự cố có thể xảy ra.
Dàn dựng sự kiện
Trước khi tổ chức khoảng 1- 2 ngày, công tác dàn dựng sự kiện nên được chuẩn bị và thực hiện chu đáo. Bất kỳ sự sai sót ở giai đoạn này đều có thể gây ảnh hưởng xấu đến chương trình. Kinh nghiệm tổ chức sự kiện nên có sẵn bảng tổng hợp những công việc cần làm để từ đó theo dõi tiến độ thực hiện, đảm bảo chương trình thành công tốt đẹp.
Tiến hành thực hiện chương trình
Thời điểm chương trình bắt đầu thực hiện là ví dụ chứng minh cho thấy các quy trình tổ chức sự kiện có đúng đắn, chính xác hay không. Sau khi lập kế hoạch, chuẩn bị, và chạy chương trình, bạn vẫn cần thực hiện hoạt động giám sát, điều chỉnh nhân lực và xử lý các sự cố phát sinh (nếu có) trong sự kiện.
Kết thúc sự kiện
Sự kiện kết thúc, công việc tiếp theo là tiến hành thanh lý hợp đồng cho nhà cung cấp. Ngoài ra, bạn cũng cần rà soát lại công tác tổ chức và rút ra bài học cho những lần tổ chức tiếp theo.