Trong dòng chảy của cuộc sống hiện đại, không phải mọi điều đều diễn ra như dự kiến. Dù được chuẩn bị kỹ lưỡng đến đâu, vẫn luôn tồn tại những yếu tố bất ngờ, có thể mở ra cơ hội, nhưng cũng tiềm ẩn rủi ro. Rủi ro trong tổ chức sự kiện không phải là điều xa lạ. Nhưng rủi ro luôn có thể xuất hiện, ở những khoảnh khắc không ngờ tới nhất. Và để kiểm soát được điều không thể đoán trước, điều đầu tiên là cần hiểu rõ: rủi ro trong tổ chức sự kiện là gì?
Rủi ro trong tổ chức sự kiện là gì?
Rủi ro trong tổ chức sự kiện được hiểu là những tình huống phát sinh ngoài kế hoạch, có thể ảnh hưởng trực tiếp đến tiến trình và chất lượng chương trình. Những rủi ro này thường bắt nguồn từ các yếu tố như con người, thiết bị kỹ thuật, thực phẩm hoặc điều kiện thời tiết.
Trong đó, yếu tố con người chiếm tỷ trọng lớn bao gồm các sự cố liên quan đến an ninh, trật tự, xử lý tình huống không phù hợp, hay những vấn đề về sức khỏe như ngộ độc thực phẩm. Bên cạnh đó, thời tiết bất lợi như mưa lớn, gió mạnh hoặc nắng nóng khắc nghiệt cũng có thể khiến một sự kiện chỉn chu nhất trở nên bị động, khó kiểm soát.
7 rủi ro trong tổ chức sự kiện thường gặp
Để có cái nhìn toàn diện hơn về những rủi ro tiềm ẩn trong quá trình tổ chức sự kiện, VietArt xin chia sẻ Top 7 rủi ro trong tổ chức sự kiện thường gặp. Việc nhận diện sớm những nguy cơ này không chỉ giúp chủ động phòng tránh, mà còn tạo điều kiện để ê-kíp phối hợp chặt chẽ, kịp thời ứng phó, đảm bảo sự kiện diễn ra trọn vẹn và thành công như mong đợi.
Rủi ro về thiết bị của sự kiện
Chắc hẳn không ít người từng chứng kiến một sự kiện bất ngờ rơi vào im lặng khi âm thanh đột ngột ngắt, hay ánh sáng vụt tắt giữa khoảnh khắc cao trào. Những sự cố kỹ thuật tưởng chừng nhỏ ấy lại có thể để lại hậu quả không nhỏ như làm gián đoạn mạch cảm xúc của chương trình, thậm chí buộc sự kiện phải tạm dừng. Và điều khiến khán giả cảm thấy tiếc nuối không chỉ là thời gian chờ đợi, mà là sự ngắt quãng trong trải nghiệm.
Rủi ro kỹ thuật là một trong những thách thức lớn nhất trong tổ chức sự kiện, đặc biệt với các thiết bị điện như âm thanh, ánh sáng hay màn hình LED. Vì thế, việc chuẩn bị giải pháp dự phòng là điều bắt buộc.
Với hệ thống điện, cần đấu nối sẵn tủ điện phụ trợ để đảm bảo nguồn cung tối thiểu trong vài phút khi xảy ra sự cố mất điện, giúp đội kỹ thuật có thời gian xử lý kịp thời. Đối với hệ thống trình chiếu, đặc biệt là màn hình LED, cần trang bị máy tính cấu hình mạnh, đồng thời bố trí sẵn các thiết bị dự phòng (như laptop) để sẵn sàng thay thế khi cần.
Rủi ro về an toàn trong thiết bị sự kiện
Trong số những rủi ro có thể xảy ra, vấn đề an toàn luôn là yếu tố được đặt lên hàng đầu, bởi chỉ một sơ suất nhỏ cũng có thể dẫn đến những hậu quả nghiêm trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến con người, thiết bị và toàn bộ chương trình.
Các rủi ro về an toàn thường bắt nguồn từ hệ thống âm thanh, ánh sáng, màn hình LED hoặc các thiết bị đặc thù khác. Mức độ rủi ro càng tăng cao trong điều kiện tổ chức ngoài trời – nơi thời tiết luôn là biến số khó lường. Dù các thiết bị hiện đại ngày nay đã được thiết kế riêng cho môi trường outdoor, nhưng hệ thống dây dẫn, nguồn điện vẫn là điểm yếu cần đặc biệt quan tâm.
Việc chuẩn bị sẵn các thiết bị chống nước, bọc “te” bảo vệ đầu nối điện, và kiểm tra hệ thống tiếp đất là điều bắt buộc để hạn chế nguy cơ rò điện, chập cháy hay tai nạn đáng tiếc.
Bên cạnh đó, sân khấu cũng ẩn chứa nhiều mối nguy tiềm tàng nếu không được thi công cẩn trọng:
- Địa hình không bằng phẳng như bãi cỏ, bãi cát hoặc khu vực nền yếu dễ gây lún, thậm chí sập sân khấu nếu không được gia cố kỹ lưỡng.
- Sân khấu cao nhưng thiếu lan can, hành lang an toàn có thể khiến người biểu diễn, nhân sự kỹ thuật hoặc khách mời gặp tai nạn khi di chuyển.
Thời tiết ngoài ý muốn
Dù tổ chức trong nhà hay ngoài trời, điều kiện thời tiết vẫn luôn là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm và sự thành công của chương trình. Với các sự kiện indoor, thời tiết xấu có thể khiến khách mời gặp khó khăn trong việc di chuyển, vắng mặt hoặc ra về không thuận lợi. Tuy nhiên, với những sự kiện outdoor thì bất kỳ bất lợi nào từ thời tiết cũng có thể trở thành rủi ro nghiêm trọng, ảnh hưởng đến an toàn, kỹ thuật, lộ trình chương trình và cảm xúc người tham dự.
Ngày nay, dù các thiết bị tổ chức ngoài trời đã có nhiều cải tiến, nhưng vẫn không thể hoàn toàn loại bỏ được nguy cơ sập lún sân khấu, chập cháy do mưa bão, hay thậm chí là cháy cỏ khô, cảm nắng, kiệt sức trong điều kiện nắng nóng cực đoan. Đó là những tình huống không ai mong muốn nhưng luôn có thể xảy ra, đặc biệt khi thiên nhiên trở nên khắc nghiệt và khó đoán hơn bao giờ hết.
Vì vậy, trong mọi sự kiện ngoài trời, việc chủ động theo dõi sát sao dự báo thời tiết (tối thiểu 7 ngày trước khi diễn ra chương trình) là điều bắt buộc. Song song với đó, cần xây dựng những phương án dự phòng kỹ lưỡng:
- Mái che, nhà bạt, khu vực tránh nắng mưa phải được chuẩn bị đầy đủ, chắc chắn và đạt tiêu chuẩn an toàn
- Xem xét lắp đặt cột thu lôi, đặc biệt trong những khu vực rộng, trống trải hoặc có nguy cơ sấm sét
- Phân bổ hợp lý không gian nghỉ, cấp nước, làm mát, đặc biệt với những sự kiện kéo dài nhiều giờ
Rủi ro có “khách không mời”
Trong một sự kiện lớn, đặc biệt là những chương trình có sức hút cao về quy mô và tầm ảnh hưởng, việc xuất hiện những vị khách “không mời mà đến” là điều hoàn toàn có thể xảy ra. Có người chỉ đơn thuần tò mò và tìm cách “xem chùa”, tưởng như vô hại. Thế nhưng, trong môi trường đông người và khó kiểm soát, chỉ một sơ hở nhỏ cũng có thể mở ra những nguy cơ khó lường: từ mất mát tài sản, trộm cắp, cho đến những hành vi gây rối, phá hoại, hoặc nguy hiểm hơn.
Điều đáng lo ngại là những đối tượng này thường không để lại bất kỳ thông tin nào. Ngay cả khi sự việc đã xảy ra, việc truy vết qua hệ thống camera cũng trở nên mơ hồ, bởi trong đám đông, mọi dấu vết dễ dàng bị xoá mờ.
Chính vì vậy, trong các sự kiện chuyên nghiệp, công tác kiểm soát an ninh luôn được đặt ở mức độ cao nhất. Hệ thống hàng rào chắn chuyên dụng, cổng soát vé nhiều lớp, cùng với đội ngũ nhân sự an ninh dày dạn kinh nghiệm là những yếu tố bắt buộc, không chỉ để bảo vệ tài sản, mà còn là cam kết bảo vệ sự an toàn và trải nghiệm trọn vẹn của tất cả khách mời.
Rủi ro về sự kiện có quá nhiều trẻ em
Với bản tính hiếu động và tò mò, trẻ nhỏ rất dễ bị thu hút bởi những điều mới lạ xung quanh. Tuy nhiên, chính sự hồn nhiên ấy đôi khi lại tiềm ẩn những nguy cơ đáng tiếc không chỉ gây ảnh hưởng đến thiết bị, đạo cụ trong chương trình, mà quan trọng hơn là có thể dẫn đến những tình huống mất an toàn cho chính các em.
Vì vậy, trong các sự kiện có sự hiện diện của trẻ em, công tác bảo vệ an toàn cần được chú trọng ở mức cao nhất. Một số giải pháp thiết thực và cần thiết bao gồm:
- Trang bị hệ thống loa phát thanh để kịp thời thông báo khi có trẻ bị lạc.
- Nhắc nhở phụ huynh thường xuyên để mắt và đồng hành cùng con em mình trong suốt thời gian sự kiện diễn ra.
- Khoá kỹ các khu vực có liên quan đến điện hoặc thiết bị kỹ thuật, đồng thời bố trí người giám sát thường trực.
- Sắp xếp hợp lý khu vực trưng bày, thiết bị sân khấu, đảm bảo cách xa tầm với của trẻ nhỏ.
- Xây dựng một số khu vực vui chơi an toàn, riêng biệt, vừa giúp trẻ có không gian khám phá, vừa giảm thiểu rủi ro phát sinh.
Rủi ro về thực phẩm và chất lượng tiệc
Đã có không ít trường hợp đáng tiếc khi người tham dự gặp vấn đề về sức khỏe, đặc biệt là ngộ độc thực phẩm sau bữa tiệc. Đây là rủi ro nghiêm trọng, bắt nguồn từ khâu F&B – nơi mọi tiêu chuẩn vệ sinh và chất lượng cần được đặt lên hàng đầu.
Để tránh những sự cố đáng tiếc, tốt nhất nên lựa chọn các nhà cung cấp ẩm thực đến từ những nhà hàng, khách sạn 4-5 sao có uy tín. Trong trường hợp ngân sách có giới hạn, giải pháp hiệu quả chính là bố trí nhân sự giám sát kỹ lưỡng từ khâu lên thực đơn đến lúc ra món, đảm bảo mọi tiêu chuẩn vệ sinh an toàn thực phẩm đều được tuân thủ nghiêm ngặt.
Ngoài những rủi ro về chất lượng, cũng không thể xem nhẹ các vấn đề tưởng chừng nhỏ như món ăn lên chậm, thức ăn nguội, hay phục vụ không đồng đều.
Để kiểm soát tốt điều này, cần có sự phối hợp chặt chẽ giữa bộ phận tổ chức và đội ngũ F&B:
- Xây dựng kịch bản cụ thể về thời gian phục vụ
- Thống nhất tiêu chuẩn chất lượng: món ăn phải nóng – ngon – đúng giờ
- Cam kết rõ ràng từ nhà cung cấp về an toàn thực phẩm và chất lượng dịch vụ
Sự cố cháy nổ từ những hiệu ứng sân khấu
Trong những sự kiện quy mô lớn, các hiệu ứng như pháo điện, pháo trang kim, khói lạnh, lửa sân khấu… gần như là yếu tố không thể thiếu. Chúng mang đến vẻ lộng lẫy, huy hoàng, góp phần làm nổi bật những khoảnh khắc đỉnh cao và khơi dậy cảm xúc mãnh liệt nơi khán giả.
Tuy nhiên, phía sau ánh hào quang ấy là một sự thật không thể bỏ qua: hiệu ứng sân khấu, nếu không được kiểm soát chặt chẽ, chính là mối nguy hiểm tiềm tàng. Khói lạnh có thể gây bỏng lạnh nếu phun sai hướng hoặc ở cự ly quá gần. Pháo điện, lửa sân khấu nếu vận hành sai quy trình có thể gây bỏng, cháy lan hoặc thậm chí đe dọa đến tính mạng trong trường hợp mất kiểm soát.
Vì vậy, việc sử dụng các hiệu ứng đặc biệt không chỉ đòi hỏi thiết bị đạt chuẩn, mà quan trọng hơn là cần có đội ngũ kỹ thuật giàu kinh nghiệm, vận hành theo đúng quy trình an toàn nghiêm ngặt. Mỗi hiệu ứng đều cần sự tính toán kỹ lưỡng, kiểm tra nhiều lần và có phương án xử lý khẩn cấp sẵn sàng trong mọi tình huống.