Tổ chức sự kiện là một lĩnh vực đòi hỏi sự chính xác, linh hoạt và khả năng kiểm soát toàn diện. Dù là một buổi hội thảo chuyên môn, sự kiện khai trương hay lễ hội lớn, chỉ cần một sai sót nhỏ cũng có thể ảnh hưởng đến hình ảnh thương hiệu và trải nghiệm khách mời. Chính vì vậy, việc nhận diện và khắc phục các lỗi cơ bản trong tổ chức sự kiện là yếu tố sống còn để nâng cao chất lượng dịch vụ và uy tín doanh nghiệp.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng điểm qua những lỗi thường gặp nhất trong quá trình tổ chức sự kiện và đưa ra những giải pháp cụ thể để phòng tránh và xử lý hiệu quả.
10 Lỗi Cơ Bản Trong Tổ Chức Sự Kiện Và Cách Khắc Phục
1. Thiếu kế hoạch tổng thể và chi tiết
❌ Lỗi:
Nhiều đơn vị tổ chức sự kiện mắc phải lỗi thiếu kế hoạch tổng thể, hoặc chỉ lập kế hoạch sơ sài mà không có timeline rõ ràng. Điều này dẫn đến tình trạng lúng túng trong các khâu triển khai và dễ bị “cháy deadline”.
✅ Giải pháp:
- Lập kế hoạch tổng thể ngay từ đầu, bao gồm các đầu việc cụ thể: ý tưởng, kịch bản, địa điểm, truyền thông, nhân sự, kỹ thuật, hậu cần,…
- Sử dụng timeline chi tiết, phân chia công việc theo mốc thời gian cụ thể.
- Ứng dụng các công cụ quản lý dự án như Trello, Asana, Notion để theo dõi tiến độ.
2. Địa điểm tổ chức không phù hợp
❌ Lỗi:
Chọn địa điểm quá xa trung tâm, không đủ sức chứa hoặc không phù hợp với tính chất sự kiện (ví dụ: chọn không gian ngoài trời cho sự kiện mùa mưa mà không có phương án dự phòng).
✅ Giải pháp:
- Khảo sát địa điểm thực tế trước khi ký hợp đồng.
- Ưu tiên vị trí thuận tiện giao thông, có chỗ đỗ xe và dễ tìm kiếm.
- Có phương án B phòng khi thời tiết hoặc các yếu tố bất khả kháng xảy ra.
3. Thiếu kế hoạch dự phòng rủi ro
❌ Lỗi:
Không có kịch bản dự phòng khiến khi gặp sự cố như mất điện, mưa gió, diễn giả hủy lịch… thì đội ngũ tổ chức không biết cách xử lý.
✅ Giải pháp:
- Lập danh sách các tình huống khẩn cấp có thể xảy ra.
- Chuẩn bị kịch bản ứng phó cho từng trường hợp (backup diễn giả, máy phát điện, dù che mưa, thiết bị thay thế…).
- Tổ chức diễn tập nội bộ để rèn phản xạ xử lý sự cố.
4. Truyền thông sự kiện yếu kém
❌ Lỗi:
Sự kiện được chuẩn bị kỹ lưỡng nhưng lại thiếu chiến dịch truyền thông hiệu quả khiến ít người biết đến, lượng khách tham dự thấp.
✅ Giải pháp:
- Xây dựng kế hoạch truyền thông trước – trong – sau sự kiện.
- Sử dụng đa kênh: fanpage, email marketing, PR báo chí, influencer, banner tại chỗ.
- Có hình ảnh teaser, video highlight để tăng sự chú ý.
5. Quản lý nhân sự lỏng lẻo
❌ Lỗi:
Không phân công rõ vai trò từng người, nhân sự không được đào tạo kỹ dẫn đến làm sai việc, thiếu phối hợp trong lúc sự kiện diễn ra.
✅ Giải pháp:
- Phân chia nhân sự rõ ràng theo từng bộ phận: lễ tân, kỹ thuật, điều phối khách mời, an ninh, hậu cần,…
- Tổ chức briefing trước sự kiện để đảm bảo mọi người nắm rõ nhiệm vụ.
- Sử dụng bộ đàm hoặc phần mềm chat nội bộ để liên lạc trong thời gian thực.
6. Âm thanh – ánh sáng kém chất lượng
❌ Lỗi:
Hệ thống âm thanh bị hú, micro chập chờn hoặc ánh sáng không đủ, khiến người tham dự cảm thấy khó chịu và làm giảm trải nghiệm sự kiện.
✅ Giải pháp:
- Hợp tác với đơn vị kỹ thuật uy tín, có kinh nghiệm.
- Kiểm tra hệ thống âm thanh – ánh sáng kỹ lưỡng trước giờ G.
- Có thiết bị dự phòng như micro thứ hai, dây nối, nguồn điện phụ.
7. Kịch bản thiếu hấp dẫn hoặc thiếu liên kết
❌ Lỗi:
Sự kiện rời rạc, thiếu điểm nhấn, chương trình kéo dài lê thê khiến khách mời mệt mỏi và không muốn ở lại đến cuối.
✅ Giải pháp:
- Viết kịch bản rõ ràng, logic và có cao trào.
- Xen kẽ nội dung chính với tiết mục giải trí, tương tác khán giả.
- Tính toán kỹ thời lượng từng phần, tránh “chết thời gian”.
8. Lơ là khâu tiếp đón và chăm sóc khách mời
❌ Lỗi:
Không có đội ngũ đón tiếp chuyên nghiệp, thiếu bảng chỉ dẫn, khách mời không biết đi đâu – làm gì. Không có phần quà hoặc lời cảm ơn khiến trải nghiệm giảm sút.
✅ Giải pháp:
- Chuẩn bị kỹ lưỡng bàn đón tiếp, bảng tên, quà tặng, tài liệu sự kiện.
- Đào tạo lễ tân về tác phong, giao tiếp, nắm rõ thông tin sự kiện.
- Có nhân sự chuyên chăm sóc các khách VIP, báo chí, đối tác.
9. Hậu cần không chu đáo
❌ Lỗi:
Chỗ ngồi không đủ, nước uống không có, nhà vệ sinh xa hoặc không sạch, không có phương án xử lý rác thải – tất cả đều ảnh hưởng đến trải nghiệm người tham dự.
✅ Giải pháp:
- Kiểm tra kỹ số lượng ghế, bàn, dụng cụ phục vụ trước sự kiện.
- Đặt các vật dụng hỗ trợ tại nơi dễ tiếp cận: nước uống, khăn giấy, thùng rác,…
- Có nhân viên vệ sinh túc trực và đảm bảo an toàn không gian.
10. Không đánh giá và rút kinh nghiệm sau sự kiện
❌ Lỗi:
Sau khi sự kiện kết thúc, nhiều đơn vị bỏ qua bước tổng kết – đánh giá, dẫn đến việc lặp lại sai lầm ở các sự kiện sau.
✅ Giải pháp:
- Họp tổng kết ngay sau sự kiện (hoặc trong vòng 2 ngày).
- Lấy phản hồi từ khách mời, khách hàng, nhân sự tổ chức.
- Ghi lại những gì tốt – chưa tốt để cải tiến cho lần tới.
Kết luận: Đừng để sự kiện trở thành “cơn ác mộng” chỉ vì những lỗi sơ đẳng
Tổ chức sự kiện không chỉ đơn thuần là việc sắp xếp chương trình hay thuê địa điểm, mà là một chuỗi công việc phức tạp, cần phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận. Việc tránh và khắc phục những lỗi cơ bản nêu trên không những giúp sự kiện diễn ra suôn sẻ mà còn nâng tầm chuyên nghiệp cho doanh nghiệp bạn trong mắt đối tác và công chúng.
Hãy luôn chuẩn bị kỹ lưỡng, kiểm tra mọi khâu và học hỏi từ mỗi lần tổ chức để hoàn thiện hơn mỗi ngày. Nếu bạn đang cần một đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, hãy để lại thông tin để đội ngũ chúng tôi tư vấn chi tiết và đồng hành cùng bạn!